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公文概述

公文概述

  (十六)印發機關和時間

  印發機關,為發文機關的辦公部門;印發時間,一般為印刷時間,放在抄送機關細實線下。

  以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定,合理安排,以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現,格式要素和編排更為嚴格規范,同時還將新增一些格式構成要素。

  三、公文正文的寫作方法

  草擬公文正文必須符合以下要求:

  (一)符合國家的法律、法規、規章,符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定,就要切實可行,并需另紙加以說明。

  (二)情況確實,觀點明確,條理清楚,層次分明,文字精練,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

  (三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日,如“1994年”不能寫成“94年”。

  (四)公文中的數字,在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,都要使用阿拉伯數字。

  (五)結構層次序數,依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

  (六)公文中應使用國家法定計量單位。

  (七)引用公文,應先引標題,后引發文字號,并加圓括號。

  (八)用詞準確、規范。使用簡稱時,一般應先用全稱,并注明簡稱。

  (九)請示的公文應一文一事,報告中不得夾帶請示事項。

  公文正文的寫法主要有兩條: 第一、通過敘述、說理表明目的。

  公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種,公文的正文一般是分敘事、說理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘事是擺事實,說理是講道理,目的(或結論)是指要求對方做的事,或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述,說理表明目的。具體來說:

  (一)向上級機關寫請示性的公文,一般先敘述情況,再提自己的看法,最后提出要求,請上級機關審批。

  (二)寫陳述性的公文,一般是先陳述情況,再寫做法,最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。

  (三)向平級機關寫商洽性的公文,常常是先提出因為什么事情,再根據什么規定,最后請示協助解決所要解決的問題。

  (四)向下級機關發布指示性的公文,通常是先寫根據什么情況,再提應該怎樣解決,最后提出具體辦法,要求下級貫徹執行。

  (五)寫復文(對下級請示的公文的批復),一般先根據來文所要求解決的事項,再寫明審核的意見,最后要求下級按批復執行。

  通過敘事、說理來表明目的,就是要深入調查,真正掌握情況,進行分析、研究,使理由充足、觀點正確,提出的目的既考慮到實際的需要,也考慮到可能性。因此,材料必須真實可靠,論據確鑿,說理符合政策、方針,又有的放矢,實事求是。這樣,公文的目的就既明確又具體。

  第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

  簡明,是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外,采取的是一文一事制。寫作時,應反復地、認真地壓縮文字,去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時,公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則,力求通俗,能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法,還要正確地使用標點符號。 確切,是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則,運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性,也不忽視形式的準確性。從內容到形式,從篇章結構到用詞造句,都要與主題高度均衡、統一。

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