公文格式及行文規(guī)則
作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因?yàn)槿绱耍?guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機(jī)關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。同時，對于我們國家工作人員來講，能夠熟練、正確的制作公文、處理公文，也是個人能力和基本素質(zhì)的一種體現(xiàn)。
公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等�！ �
為了配合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999年12月27日 發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，這個標(biāo)準(zhǔn)不是由政府行政文秘部門發(fā)布的，而是由質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布，是一種強(qiáng)制性的標(biāo)準(zhǔn)，其中對公文格式、公文紙張的紙型、厚度、透明度等等都做了詳細(xì)的規(guī)定�！ �
這個格式規(guī)定，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即 156mm ) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1.公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。（但是這個我們市一級沒有執(zhí)行，只是在收文的時候標(biāo)號，但中央一級的很多公文都有份數(shù)的序號）
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級�！掇k法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開�！ �
3.緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行�！ �
4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“錦州市人民政府文件”等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（此類為便函類發(fā)文文頭）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣 25mm 處，上報的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm 處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmx 15m 。。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文�！ �