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公文格式及行文規則

公文格式及行文規則

  5.發文字號。由發文機關代字、年份、序號組成,如“錦財發〔〕82號”,“錦財發”指發文機關代字,“ 〔〕 ”指年份,“ 82號”指發文序號。整個意思就是錦州市財政局在XX年所發的第82號文件。標識位置在發文機關標識下空2行處,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年代應用全稱,用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位,即不編為001,不加“第”字。  

  6.簽發人。上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列于發文字號右側。簽發人姓名居右空l字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置于第1行,其他簽發人從第2行起在與主辦單位簽發人姓名對齊處按發文機關順序依次順排,同時,使發文字號與最后一個簽發人姓名同處一行,并下移紅色反線,使紅色反線與發文字號繼續保持為 4mm 。  

  二、主體部分  

  主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附注等要素。  

  1.公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成,如《錦州市財政局關于開展公務員基本功培訓活動的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括,文字要求準確、簡要、概括,書寫時要居中書寫,用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整,排列居中對稱,間距恰當,做到既有美感,又要避免產生異義。除法規、規章名稱加書名號外,公文標題一般不用標點符號。  

  2.主送機關。指公文的主要受理機關,書寫時應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關,必須同時報送幾個主送機關的,可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關,但是,如果主送機關過多,則一般用規范的統稱,如“各縣(市)區財政局”等。標識位置在標題下空1行處,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送。  

  3.公文正文。標識在主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。  

  4.附件。公文如有附件,在正文下空一行左空2字處,用3號仿宋體字標識,后標全角冒號和名稱。附件如有序號,使用阿拉伯數碼,如“附件:1、”。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第l行頂格標識“附件”,有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂,應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。  

  5.成文日期。以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日,而且必須用漢字書寫(“零”寫為“ 0” )。成文時間標識時,右邊要空4字。  

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