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商務(wù)交接禮儀(2)

商務(wù)交接禮儀(2)

  若非涉密,或暫且不宜廣而告之,在舉行交接儀式時,東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加,又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士,亦應(yīng)盡量來者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題,則必須認真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀律,事先履行必要的報批手續(xù)。  舉行交接儀式的現(xiàn)場,亦稱交接儀式的會場。在對其進行選擇時,通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容,以及是否要求對其進行保密等幾個方面的因素而定。  根據(jù)常規(guī),一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場。有時,亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳,或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。  將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場舉行,最大的長處,是可使全體出席儀式的人員身臨其境,獲得對被交付使用的工程項目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解,掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進行參觀,則更為方便可行。不過,若是在現(xiàn)場舉行交接儀式,往往進行準備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外,絕非輕而易舉之事。另外,由于將被交付的工程項目或大型設(shè)備歸接收單位所有,故此東道主事先要征得對方的首肯,事后還需取得對方的配合。  將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行,可免除大量的接待工作,會場的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項目、大型設(shè)備不宜為外人參觀,或者暫時不方便外人參觀的情況下,以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場,不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是:東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力,全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。  如果將被交付的工程項目或大型設(shè)備的現(xiàn)場條件欠佳,或是出于東道主單位的本部不在當?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因,經(jīng)施工、安裝單位提議,并經(jīng)接收單位同意之后,交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式,盡管開支較高,但可省去大量的安排、布置工作,而且還可以提升儀式的檔次。  在交接儀式上,有不少需要使用的物品,應(yīng)由東道主一方提前進行準備。首先,必不可少的,是作為交接象征之物的有關(guān)物品。它們主要有:驗收文件、一覽表、鑰匙,等等。驗收文件,此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表,是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細表。鑰匙,則是指用來開啟被交接的建筑物或機械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下,因其具有象征性意味,故預(yù)備一把即可。

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  • 商務(wù)禮儀
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