商務(wù)交接禮儀(5)
換而言之，驗(yàn)收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應(yīng)有所區(qū)分，分別而論。正式的驗(yàn)收工作應(yīng)當(dāng)安排在交接儀式舉行之前進(jìn)行，而交接儀式則必須安排在驗(yàn)收工作全部過(guò)錯(cuò)成之后舉行。這主要是因?yàn)椋唤觾x式一旦舉行之后，有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題，當(dāng)然就不如在驗(yàn)收過(guò)程之中解決起來(lái)那么容易。 最后，要留意在交接儀式上表現(xiàn)得體。在參加交接儀式時(shí)，不論是東道主一方還是來(lái)賓一方，都存在一個(gè)表現(xiàn)是否得體的問(wèn)題。假如有人在儀式上表現(xiàn)失當(dāng)，往往就會(huì)使之黯然失色。有時(shí)，甚至還會(huì)因此而影響到有關(guān)各方的相互關(guān)系。 對(duì)東道主一方而言，需要注意的主要問(wèn)題有： 一是要注意儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應(yīng)當(dāng)是“精兵強(qiáng)將”、“有功之臣”，而且應(yīng)當(dāng)使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規(guī)范、服飾得體、舉止有方。 二是要注意保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發(fā)言者鼓掌時(shí)，不允許厚此薄彼。當(dāng)來(lái)賓為自己道喜時(shí)，喜形于色無(wú)可厚非，但切勿囂張放肆、得意忘形。 三是要注意待人友好。不管自己是否專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)接待、陪同或解說(shuō)工作，東道主一方的全體人員都應(yīng)當(dāng)自覺(jué)地樹(shù)立起主人翁意識(shí)。一旦來(lái)賓提出問(wèn)題或需要幫助時(shí)，都要鼎力相助。不允許一問(wèn)三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語(yǔ)、大說(shuō)風(fēng)涼話。即使自己力不能及，也要向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。 對(duì)于來(lái)賓一方而言，在應(yīng)邀出席交接儀式時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)重視如下四個(gè)方面的問(wèn)題： 其一，應(yīng)當(dāng)致以祝賀。接到正式邀請(qǐng)后，被邀請(qǐng)者即應(yīng)盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí)，被邀請(qǐng)者在出席交接儀式時(shí)，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請(qǐng)者在參加儀式時(shí)，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負(fù)責(zé)人一一握手，再次口頭道賀。 其二，應(yīng)當(dāng)略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈(zèng)送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時(shí)下，以贈(zèng)送花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應(yīng)在其兩側(cè)懸掛特制的紅色緞帶，右書(shū)“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書(shū)本單位的畫(huà)龍點(diǎn)睛式全稱(chēng)。它可由花店代為先其送達(dá)，亦可由來(lái)賓在抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)面交主人。 其三，應(yīng)當(dāng)預(yù)備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，則還須提前預(yù)備一份書(shū)面賀詞，供被邀請(qǐng)代表來(lái)賓發(fā)言時(shí)之用。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。 其四，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)點(diǎn)到場(chǎng)。若無(wú)特殊原因，接到邀請(qǐng)后，務(wù)必牢記在心，屆時(shí)正點(diǎn)抵達(dá)。為主人捧場(chǎng)。若不能出席，則應(yīng)盡早通知東道主，以防在儀式舉行時(shí)來(lái)賓甚少，使主人因“門(mén)前冷落鞍馬稀”而難堪。