宴會流程管理
2.人員的分工
人員分工必須根據(jù)宴會類型，針對迎賓、值臺、備餐、傳菜、酒水、服務(wù)桌、供酒、區(qū)域負(fù)責(zé)人等進(jìn)行工作任務(wù)分配，將任務(wù)落實(shí)到每個人。宴會部主管應(yīng)在宴會開始前，計(jì)算所需服務(wù)人員的總數(shù)，若有人數(shù)不足的情形，宜提早申請臨時工。為確保臨時工能隨時補(bǔ)缺，飯店需預(yù)先安排臨時工的來源，比如對社會人士、學(xué)校或飯店其他部門的人員進(jìn)行培訓(xùn)，并隨時保持聯(lián)系以備不時之需。
3.物品的準(zhǔn)備
開宴前的物品準(zhǔn)備主要包括以下幾個方面。
（1）臺面用品
宴會服務(wù)使用量最大的是各種餐具，宴會組織者要根據(jù)宴會菜肴的數(shù)量、宴會人數(shù)，計(jì)算出所需用餐具的種類、名稱和數(shù)量，并分類進(jìn)行準(zhǔn)備。通常需由宴會服務(wù)開出清單交給餐務(wù)部或管事部工作人員進(jìn)行準(zhǔn)備，所需餐具酒具的計(jì)算方法是：將一桌需用的餐具、酒具的數(shù)量趁乘以桌數(shù)即可。各種餐具、酒具的要一定數(shù)量備用,以便宴會中增人或者損壞時替補(bǔ),一般來說,備用餐具不應(yīng)低于20%。桌布和餐巾同樣需按照桌數(shù)準(zhǔn)備，此外餐巾數(shù)量應(yīng)比宴會叁于加人數(shù)多準(zhǔn)備10%左右，以便應(yīng)付宴會人數(shù)臨時增加使用。
（2）茶水、酒品飲料
宴會開始前30分鐘按照每桌的數(shù)量拿取酒品飲料。取回后，要將瓶、罐檫干凈，擺放在服務(wù)桌上，做到隨用隨開，以免造成不必要的浪費(fèi)。
（3）冷菜圍碟
大型宴會一般在開始前30分鐘擺好好冷菜。冷菜的多少應(yīng)根據(jù)宴會的規(guī)模、規(guī)格來定，一般安排8個圍碟，高檔宴會外加一道花式冷盤。服務(wù)員在取冷菜時一要使用大長形托盤，決不能用手段取。
4.開宴前的檢查
開宴前的檢查，是宴會舉行前的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它是消除宴會隱患，將可能發(fā)生的事故降至最低，確保宴會順利、高效、優(yōu)質(zhì)運(yùn)行的前提條件，是必不可少的。宴會的組織在各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)該立即對餐臺進(jìn)行檢查。檢查的主要內(nèi)容包括餐桌的檢查、衛(wèi)生檢查、安全檢查和設(shè)備檢查，具體內(nèi)容如下：
① 宴會廳內(nèi)的擺設(shè)及形式是否宴會訂席單上的內(nèi)容一致。
② 宴會通知單上的注意事項(xiàng)，客數(shù)、器材設(shè)備、桌布顏色等是否與宴會現(xiàn)場擺設(shè)相符。
③ 宴會廳外的海報及指示牌內(nèi)容與宴會是否相符。
④ 宴會指示牌、宴會廳名稱、宴會場地示意圖是否正確無誤。
⑤ 接待桌的位置及所需物品是否備妥。
⑥ 會場上所需物品及使用器材是否準(zhǔn)備齊全并維持在良好狀況下。例如，喜宴時會場上的喜字、蛋糕、香檳酒等是否準(zhǔn)備妥當(dāng)；會議時所需的器材，例如幻燈機(jī)、投影機(jī)、麥克風(fēng)等是否備妥并功能完善。
⑦ 設(shè)備，如燈光、音響、冷氣、電器等，運(yùn)作是否正常。
⑧ 音響、背景音樂備妥與否；應(yīng)在宴會開始前半個小時將空調(diào)設(shè)備開啟。
⑨ 餐具、家具、地毯是否合乎衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。
⑩ 檢查房間窗簾和服務(wù)臺是否整潔美觀。
檢查盆花是否新鮮，玻璃、銀器是否檫拭光亮。
檢查桌布和餐巾是否有破損的情況，應(yīng)確保其干凈衛(wèi)生。
維護(hù)服務(wù)區(qū)域與工作臺的整潔。
檢查服務(wù)人員是否隨身攜帶筆、打火機(jī)及開罐器等必備物品。
為準(zhǔn)備好宴會，增加宴會收入，喜來登酒店集團(tuán)設(shè)計(jì)了一份出色的“宴會指導(dǎo)檢查表”，供宴會銷售使用，包括以下內(nèi)容：
① 宴會聯(lián)系人的姓名、地址、電話。
② 將要使用哪一宴會廳、坐位風(fēng)格、具體服務(wù)時間。
③ 招待─開胃小吃、裝飾與音樂。
④ 赴宴人數(shù)、保證人數(shù)、主席臺位人數(shù)和保證日期。
⑤ 菜單、酒單─雞尾酒、葡萄酒、其他菜品。
⑥ 價格多少。包括稅金服務(wù)費(fèi)在內(nèi)的價格、服務(wù)費(fèi)或小費(fèi)如何處理、誰來為宴會活動付款，何時付。
⑦ 晚宴或晚宴舞會，表演者到位名單、出場順序。
⑧ 晚餐后舞會：是否清臺。
⑨ 承諾的所有項(xiàng)目是否能按時交付（宴會前要再次檢查）
⑩ 服務(wù)時間廚師、領(lǐng)班有無變動。
保證酒吧正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
主席臺位與坐位的風(fēng)格與要求一致。
坐位數(shù)與擺臺人數(shù)的一致。
衣帽間打開，并有侍者服務(wù)。
花草和燭臺與預(yù)定要求一致。
室溫、特殊燈光設(shè)施。
麥克風(fēng)工作效果檢查，講稿架、講詞提示器正常工作。
雪茄、香煙按預(yù)定要求準(zhǔn)備，足夠的煙缸和火柴。
旗幟、橫幅、標(biāo)志擺放到位，過道、房間設(shè)置指示牌。
攝影、攝像、錄音設(shè)備正常運(yùn)作。
其他服務(wù)項(xiàng)目檢查到位。
確定向來賓表示歡迎的飯店高級主管。
名卡、紀(jì)念品的分發(fā)。
額外服務(wù)，包括：特殊花草、大分枝燭臺、帶燈光的放演講稿臺架─講詞提示器，會議主席使用的小木槌或賞金，雪茄香煙，演出費(fèi)，攝影師，投影、放映設(shè)備與操作員，錄音機(jī)，桌面人造噴泉等。