公文擬寫(xiě)的步驟與方法
總之，收集材料和調(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)上的飛躍，從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)。
三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)
在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題、依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分作幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)、可以召集一定的會(huì)議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草，擬寫(xiě)正文
結(jié)構(gòu)安排好后，要按照提綱所列順序，開(kāi)宗明義，緊扣主題，擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中要注意兩點(diǎn)。
1、要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，使材料為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)一致。
行文當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云，無(wú)所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會(huì)貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。
有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞，缺乏根據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清楚要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報(bào)告和情況匯報(bào)、經(jīng)濟(jì)情況介紹等一類的文件，需要既有觀點(diǎn)，又有材料。觀點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項(xiàng)方針、政策的指示和意見(jiàn)、往往要指出工作中的主要成績(jī)、存在的問(wèn)題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會(huì)有什么好處，指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會(huì)有什么不利等。總之，要向?qū)Ψ綍砸岳Γ怪羁汤斫庾约旱囊鈭D的可行性和必要性，就有必要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些具體材料來(lái)說(shuō)明一定的道理。再如，寫(xiě)一份工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)或經(jīng)驗(yàn)介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達(dá)到交流情況，具體反映問(wèn)題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫(xiě)的文件，有理有據(jù)，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂(lè)于信服。
我們?cè)谡{(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過(guò)選擇與剪裁，使材料能夠說(shuō)明觀點(diǎn)，并具有典型性。也就是說(shuō)要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng)，要為表達(dá)發(fā)文的意圖服務(wù)。運(yùn)用材料緊密圍繞觀點(diǎn)，這就是我們所說(shuō)的用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng)，不說(shuō)明問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件，會(huì)顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂，是缺乏說(shuō)明力的。因此，不能說(shuō)明問(wèn)題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。