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公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法

  擬寫文件要保持嚴肅性,要求用材料說明觀點,用觀點統帥材料,是說觀點必要有實際材料加以說明,運用材料必須緊密結合觀點;絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框,然后去拼湊材料,沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高,用一些偶然性的、非本質的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖“依據”。這樣來寫文件,是違背實事求是的根本原則,是決不容許的,必須嚴加禁止。

  還需要說明的是,擬寫文件要有觀點和材料,也并不是說任何文件都必須具有這兩個方面。例如,一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批復、一項法規、法令等,一般都不需要引用什么材料來闡明觀點,而主要是說明具體意見、要求和規定,交代有關事項和做法等。

  2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順,又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題,就寫得啰嗦冗長,是不可取的;而為了簡便省事,交代不清,使人莫名其妙,也是不符合要求的。正確的寫法,應該是宜簡則簡,宜詳則詳,詳略得當。敘述的文字力求簡練;需交代的重點,如文中涉及的人名、地名、機關名稱、或者使用規范化簡稱,簡稱必須是人所共知的,并且要注意不與其它機關發生重復和不至于誤解,不得隨意亂用簡稱。如將“省委組織部、宣傳部”簡作“省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名,前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱很長,可以使用已為人們所熟悉的省略叫法,如“兩個文明”、“實現四化等。不得隨意創造使人難以理解的叫法。

  文中引用的有關論述,應注明出處。引用其它文件時,應寫明它的發文機關、發文日期、發文號或文件的全標題;引用的語句,應加引號標明。文中提及的人名,如果不為對方所熟悉,在第一次出現時,應當寫明他的職務、身份和全名,以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語,應加以注釋。總之,不能認為自己清楚的事,對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

  一般來說,擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點符號,還要注意是否交代清楚了什么機關、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚,除了簡短的文件外,一般均應開宗明義,首先交代全文的目的或結論,作為導語,然后再分幾層意思說明,在全篇的結尾部分,還可以對全篇的要旨作一個適當的概括,并表明對收文機關的要求。例如要求這份文件在什么時間、什么范圍傳達,什么時間開始執行,請示答復或僅是上報備案等。

  五、反復檢查,認真修改

  初稿寫出后,要認真進行修改。寫文章,須要下功夫。自古以來,好文章都要經過反復修改的。寫文件也同樣,尤其是重要的文件,往往要經過幾稿才能成熟。擬寫文件時,自己起草以后,一定要反復閱讀幾遍,仔細地逐字逐句斟酌修改,連標點符號也不要放過。

  1、關于主題的修改。看主題思想是否正確,主題的論述是否集中,主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了,其他方面的修改才會有所依據。

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