公文體式的選用

　　公文體式的選用，也就是公文文種的選用。公文體式的分類，為公文體式的選用創造了有利的條件。公文體式的選用，將借助公文體式分類的引導來達到準確無誤的地步。但公文體式的選用，并不因此就變得輕而易舉了。公文體式的選用要遵循一定的規律。我們只有先探出這些規律并能熟練地加以正確、有效地運用，而后才能走向準確無誤選用的峰巔。

　　(一)認清公文體式以文種為中心的諸種關系。

　　要準確選用公文的體式即文種，必先認清公文體式以文種為中心的諸種關系，將文種發生聯系的“關系網”揭示出來，把握文種運行規律。在公文寫作中常常發生文種錯用的情況，很重要的一個原因就在于不明白這張以文種為中心的“關系網”的存在。

　　第一，文種有與材料、內容的完全一致關系。這一點，凡合乎規范的公文都具備。這是把握文種運行規律與文種選用規律的基本點。為了適應日益繁重復雜的社會管理工作對公文效用需求日益提高的趨勢，公文分化出來了許多不同職能的文種，這些不同職能的文種因而要求有與之相適應的材料、內容，而不同性質、特點的材料、內容反過來也要求有與之相適應的文種。什么文種有什么職能、表達什么內容材料，什么內容材料歸有什么職能的文種來表達，都有成文或不成文的規定。如黨的機關公文處理條例規定：“指示用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求”；“報告用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問”等等。又如行政機關公文處理辦法規定：“命令(令)/適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”；“請示/適用于向上級請求指示、批準”；“批復/適用于答復下級機關的請示事項”等等。這些明文規定，全都表明了文種同其內容材料之間有著完全一致的關系，是凡為公文者都必須遵守、不得隨意更動的完全一致關系。有些內容，性質盡管相同或相近，只因在程度或數量上有差距就用了不同的文種。比如同是表彰，就有表彰卓越功勛、杰出貢獻或英雄人物的嘉獎令，有表彰一貫表現優秀或貢獻一向突出的先進集體或個人的表彰決定，有表彰日常工作、生活中出現的好人好事的表彰通報等文種的不同。懲戒也一樣，有懲戒令、處分決定、批評通報等文種的區別。對于這些不同、區別，撰文者如果了然于心，文種就不會用錯了。當然，若在相關文種的職能界定中直接加以明確區分，那用起來就更得心應手了。所以，誰明白、掌握了文種跟材料、內容的這種完全一致關系，誰就掌握了選準文種的最基礎一環。

　　第二，文種有與制文機關的局部一致關系。這就是說有些文種跟有些制文機關有特定的一致性。如命令(令)作為通用公文，其作者只能是憲法及其他法律規定的、國務院、國務院各部委、地方各級人民政府等，而且是級別越高使用命令(令)的頻率也越高。又如條例，作為法律，只有立法機關才可制發；作為行政法規，只有國務院才可制發。許多人不清楚這一點，這便是條例一度四處泛濫的主要原因。有的公文，基本內容相同，只因作者不同就須用不同的文種。如1959年關于特赦一事，便先有中共中央《關于特赦確實已經改惡從善的戰爭罪犯、罪犯和普通刑事罪犯的建議》，繼有全國人大常委會《關于特赦確實改惡從善的罪犯的決定》，而后有《中華人民共和國主席令》。這三個因作者不同而選用的不同文種是不可更換的。有的人常常將典型經驗調查報告誤認為是典型經驗總結，原因就在于不明白其文種跟作者的特定聯系：制文機關自己回顧工作，找出經驗教訓以改進、指導今后工作者，為總結；制文機關陳述調查到的外機關、外單位的情況，找出其經驗教訓有時還提出相應的建議者，為調查報告。在這里，制文機關的內外不同，就是區分總結與調查報告的首要標志。我們若明白文種跟制文機關的這種局部一致關系，許多公文的文種便可不選自定了。