公文體式的選用

　　第二，反復研究、仔細辨明公文內容、材料的性質特點，然后找最適合表現此種性質特點的內容、材料的文種。這主要是對那些不易把握其文種適應性的內容、材料而言。如《××省人民政府關于表彰獎勵等優秀運動員、教練員的通報》這樣寫道：“我省體育健兒，在第26屆奧運會上克服困難，經過頑強拼搏，獲得1枚金牌、2枚銀牌、1枚銅牌、4個第五名和1個第八名，并破三次世界記錄，取得了優異成績。為了進一步促進我省體育事業的發展……省人民政府決定：授予金牌獲得者、‘省勞動模范’稱號，給予通令嘉獎，晉升工資二級，獎勵住房(三室一廳)一套。……省人民政府號召各行各業、各條戰線要向體育健兒學習，在各自的崗位上為社會主義現代化建設作出貢獻；希望體育戰線的同志再接再厲，不斷進取，為發展我省體育事業再立新功。”它即使不用“嘉獎令”也應用“表彰決定”。可由于沒有認真研究、辨析內容的性質特點而用了“通報”，實在遺憾。

　　第三，明確制文機關同公文內容之間的必然聯系，然后即可確定其恰當文種。如某團體的代表大會要制定一個全體成員共同遵守的根本性文件，其文種必是“章程”；國務院要就某一重要事項作較為全面、系統、原則的規定，其文種必用“條例”；共和國主席要發布特赦事項，其文必稱“特赦令”；如此等等。如果我們對制文機關同公文內容之間的這種必然聯系了如指掌，不少公文的文種選用就一點不成問題。

　　第四，明確行文方向，定準行文對象，特別是定準主送對象，進而考慮選用與所寫公文完全適應的文種。若擬制與行文方向無直接關系的規范性公文，可根據內容特點、制文機關、制文目的與意圖來確定合適的文種。若擬制下行文，則須進而定準行文對象，特別是主送對象，并結合其制文目的意圖、成文方式過程，確定其合適的文種，或命令(令)、指示、批復、決定、決議等等；或公報、公告、通知、通報等等。若屬上行文，則須進一步明確其不同行文目的要求來確定其文種：只提供情況、信息而無必復要求者為“報告”；請求指示、批復、批示、批準者為“請示”；請求批轉者，建議稱之為“請轉報告”。若屬平行文，一般可直接確定為“函”。若屬不運行文，則可直接定其文種為會議記錄，或大事記，或總結。

　　第五，細心領會領導的制文目的意圖，找出最能體現領導制文目的意圖的文種。細心領會好領導的制文目的意圖，最充分地體現好領導的制文目的意圖，是擬制好每個公文的出發點、主導線和歸宿地，自然也是每個公文文種選用的出發點、主導線和歸宿地。但要領會好領導的制文目的意圖并非總是很容易的事情。如果領導精明強干又深諳公文寫作，那他不僅會明白無誤地講清制文的目的意圖，而且還會準確無誤地講明選用什么文種。可惜這種幸運機會并不很多，而為難之時倒是不少。這就要求公文草擬者非下苦工夫去反復琢磨、細心領會不可。例如《××省人民政府關于禁止賭博的處罰條例》，其文種顯然是錯了。首先是省政府無權制定條例；其次是僅對賭博作處罰規定也不宜稱條例。其標題應稱《××省關于禁止賭博的通告》或《××省關于懲處賭博的規定》。但文種究竟是用“通告”還是“規定”，只有完全了解領導的制文目的意圖之后才能確定。