秘書如何寫好工作總結(jié)
工作進(jìn)行到一定階段或告一段落，需要回過頭來總結(jié)一下，對實(shí)踐中經(jīng)歷過的事，加以分析研究，肯定成績，找出問題，得出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，摸索事物發(fā)展的規(guī)律，借以發(fā)揚(yáng)成績，糾正錯誤，提高認(rèn)識，明確方向，進(jìn)一步做好工作。把這些用文字表述出來，就叫工作總結(jié)。
工作總結(jié)是做好各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，是把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的必由之路。“感覺到了的東西，我們不能立刻理解它，只有理解了的東西才更深刻地感覺它。”實(shí)踐，認(rèn)識，再實(shí)踐，再認(rèn)識，循環(huán)往復(fù)，以至無窮。通過實(shí)踐檢驗(yàn)真理，發(fā)展真理，這是馬克思主義的認(rèn)識路線，也是推動我們的事業(yè)不斷前進(jìn)，培養(yǎng)造就大批干部的根本方法之一。毛澤東同志曾經(jīng)指出：“領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任，就是不但指出斗爭的方向，規(guī)定斗爭的任務(wù)，而且必須總結(jié)具體的經(jīng)驗(yàn)，向群眾迅速傳播這些經(jīng)驗(yàn)，使正確的獲得推廣，錯誤的不致重犯。”因此，不斷總結(jié)工作，寫好工作總結(jié)，對于每一個(gè)機(jī)關(guān)干部來說，都是非常重要的。應(yīng)當(dāng)說，誰勤于思索，善于總結(jié)，誰就能更快地增長才干，在工作中少犯錯誤，少走彎路，多出成果，多作貢獻(xiàn)。
作總結(jié)是論說性應(yīng)用文。好的總結(jié)，有一定深度的論概括，但又不同于評論。它重點(diǎn)不是放在“論”上，主要不是靠推論說理，從議論中得出結(jié)論，而是從工作實(shí)踐中抽象出帶有規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。這一點(diǎn)它和工作報(bào)告、調(diào)查報(bào)告近似，特別是和經(jīng)驗(yàn)性工作報(bào)告、調(diào)查報(bào)告，很難截然區(qū)別開來。但嚴(yán)格劃分，也各有不同之處。工作總結(jié)是反映一個(gè)單位在一定時(shí)期內(nèi)的整個(gè)工作情況或某項(xiàng)工作的全過程，必須介紹比較全面和具體的情況。而經(jīng)驗(yàn)性的工作報(bào)告、調(diào)查報(bào)告，則側(cè)重于總結(jié)和介紹經(jīng)驗(yàn)，談情況主要不是為了展示工作，而是為了說明經(jīng)驗(yàn)。因此，它們不要求必須講工作的全過程。
工作總結(jié)的種類也比較多。按內(nèi)容分，如思想政治工作，包括宣傳工作、組織工作、黨委及支部工作、某項(xiàng)政治活動總結(jié)等；經(jīng)濟(jì)工作，包括工業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、財(cái)政貿(mào)易、基本建設(shè)的工作總結(jié)等。按時(shí)間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等等。按性質(zhì)分，有全面總結(jié)、專題總結(jié)等等。按范圍分，有部門總結(jié)、單位總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等等。
不論哪種類型的工作總結(jié)，它的基本要求是：
(一)必須走群眾路線。要發(fā)動群眾總結(jié)，而不是靠少數(shù)人，靠個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和“秀才”關(guān)起門來冥思苦想，代替群眾總結(jié)。發(fā)動群眾回顧、討論和總結(jié)工作，可以使大家提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，增強(qiáng)主人翁責(zé)任感，進(jìn)一步調(diào)動大家的積極性。還可以為總結(jié)的撰寫者提供豐富生動的情況和深刻新鮮的思想觀點(diǎn)，使總結(jié)更全面，更有深度。
(二)廣泛占有材料。不僅占有要總結(jié)的那個(gè)階段的全部材料，弄清其中的主要情況，而且應(yīng)了解這個(gè)階段之前的工作情況，了解和本單位、本部門相近單位、部門的情況。這樣才能在對比中深入思索，比較準(zhǔn)確地揭示出本單位的工作特點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律來，使工作總結(jié)更充實(shí)，更典型，指導(dǎo)性更強(qiáng)。
(三)端正指導(dǎo)思想。總結(jié)工作是為了“發(fā)揚(yáng)成績，糾正錯誤，以利再戰(zhàn)”。因此，第一，必須堅(jiān)持一切從人民利益出發(fā)的觀點(diǎn)。要以是否符合最廣大人民群眾利益，作為判斷是非、檢查工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的標(biāo)準(zhǔn)。毛澤東同志曾經(jīng)指出：“全心全意地為人民服務(wù)，一刻也不脫離群眾；一切從人民的利益出發(fā)，而不是從個(gè)人或小集團(tuán)的利益出發(fā)；向人民負(fù)責(zé)和向黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)的一致性；這些就是我們的出發(fā)點(diǎn)。”這也是撰寫工作總結(jié)的基本出發(fā)點(diǎn)。第二，必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)的觀點(diǎn)。總結(jié)本單位、本部門的工作，也可以參考別的單位的總結(jié)，但不能搬用。要抓住本單位的特殊矛盾，反映出本單位的情況、問題和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。要有本單位的個(gè)性、特色。第三，必須堅(jiān)持一分為二的觀點(diǎn)。任何工作都不能十全十美，在通常情況下，總是既有成績又有不足，甚至有某些失誤。做總結(jié)，重點(diǎn)是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)應(yīng)該弄清存在問題，這樣才能更好地推動下一階段的工作。