公文具體文種寫作的標準格式

　　那么，“函的形式”又是一個什么樣的形式呢？《公文處理意見》的解釋是：“‘函的形式’是指公文格式中區別于‘文件格式’的‘信函格式’”。從規定“部門內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文”，到明確只能以“函的形式”行文，最終落實到了“信函格式”上。可見“非正式行文”在公文形式上的標志就是“信函格式”。

　　“信函格式”有何規范性要求呢？由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草，從XX年1月開始實施的國家標準《國家行政機關公文格式》（以下簡稱《公文格式》）作了簡要說明。其重要附件《國家行政機關公文格式•條文釋義》（以下簡稱《條文釋義》）則作了進一步詳細解釋。

　　《條文釋義》在“信函式格式”一節中提出了明確的規范要求：“發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線印紅色。發文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。”

　　“信函式格式”之所以確定為上述規范，是因為在長期的公文運作實踐中，各制發機關經常使用一種只標識發“文件”兩字的變通的公文樣式，用于處理日常事務的平行文或下行文，而且使用頻率很高。《公文格式》從公文工作實際出發，同時又要使“信函式格式”的格式特征明顯區別于“文件式格式”，所以設計了上述格式規范。

　　“信函式格”與“文件式格式”的顯著區別有三點：

　　其一是將“文件式格式”上白邊37mm縮小為30mm，7mm的差距使兩者區別明顯。

　　其二是發文機關標識由“文件式格式”的“發文機關全稱（或規范化簡稱）+文件”改為只標識發文機關全稱。

　　其三，設計了發文機關全稱下4mm處的一條武文線和距下頁邊20mm處的一條文武線，此兩線與發文機關標識均印成醒目的紅色，突出了“信函式格式”與“文件式格式”的顯著區別。

　　應該說，公文法規對“信函式格式”的要求是十分明確的，但對這一公文格式認識不足的人還是很多。據調查，主要有以下兩種情況：

　　1、對“信函式格式”的規范要求存在錯誤認識

　　“函”是平行或不相隸屬機關之間經常使用的文種。長期以來，基層單位之間商洽工作、詢問和答復問題時，為方便起見，往往使用一種寫法與書信大體相同的“便函”。久而久之，便形成一種錯誤認識，以為“信函格式”即是便函，沒有什么規范要求。這種認識對公文的規范化、制度化極為不利。通過對《新辦法》和《公文格式》的深入學習和領會，這種錯誤認識應該加以糾正。

　　2、對“信函式格式”的適應文種存在錯誤認識

　　“信函式格式”由于其名稱中出現了“信函”一詞，不少人就將這種格式與“函”這一公文文種混為一談。關于“信函格式”，《公文處理意見》說得很清楚，即是指一種區別于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文種類。雖然在公文實踐中，“函”采用“信函格式”的情況較多，但絕不意味只有“函”才能使用這一公文格式。例如，“意見”在發至平行或不相隸屬機關時，就可采用“信函格式”。也正因為此，《公文處理意見》才提出：“以‘函的形式’行文應注意選擇使用與行文方向一致，與公文內容相符的文種。”