公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

　　十、發(fā)文機關標識中的問題

　　（一）黨的機關公文未標發(fā)文機關名稱，用印章代替。

　　（二）發(fā)文機關未用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　（三）位置不當。常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協(xié)調（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關標識可越過中線：一是發(fā)文機關全稱字數(shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

　　十一、成文日期標識中的常見問題

　　（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

　　（二）將打印日期作為成文日期。

　　（三）漢字和阿拉伯數(shù)字亂用。黨的機關應用用數(shù)字標識：“XX年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。

　　（四）位置不當或與落款不協(xié)調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發(fā)文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發(fā)文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發(fā)文機關標識協(xié)調，以保持文面的美觀。

　　十二、機關印章使用中的常見問題

　　（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。

　　（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀要卻用了印。

　　（三）位置不當。用印既不壓發(fā)文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。

　　（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

　　十三、主題詞標識中的常見問題

　　（一）不標引主題詞。正式公文都應標注主題詞。

　　（二）將標題簡單分切后分當主題詞標引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現(xiàn)；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發(fā)文機關+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據(jù)公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標引的規(guī)范進行標引。（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。

　　十四、辦文流程常見問題