會議效果的評估方法

　　會議不同階段的效果評估

　　會議是在具體的時間和空間舉行的，各種因素對會議效果的影響是一個持續(xù)的過程。要舉行成功的會議，從會議開始前到會議結(jié)束后都應(yīng)注意各種因素的影響。為了更好的保護(hù)積極因素，排除消極因素，有必要對影響會議效果的各種因素加以評估，從而建立取舍標(biāo)準(zhǔn)，也可避免將時間浪費(fèi)在不值得討論的議案上。

　　一、會前效果評估

　　在會議舉行前，以下因素會影響會議效果:

　　◆欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確

　　◆欠缺議程

　　◆與會者人選不當(dāng)，或者與會者人數(shù)太多或太少

　　◆會議時間、地點(diǎn)不當(dāng)

　　◆開會的通知時間不當(dāng)

　　◆開會通知的內(nèi)容欠周詳

　　◆會議場地設(shè)備欠佳

　　◆與會者沒有作充分準(zhǔn)備

　　◆未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配

　　◆會議不準(zhǔn)時開始

　　◆以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩

　　◆開會次數(shù)太少，使每次會議的議題過多

　　二、會中效果評估

　　在會議進(jìn)行中，影響會議效果的有如下因素：

　　◆在會中的交誼活動

　　◆外界的干擾

　　◆與會者離題

　　◆主持人離題

　　◆讓沒有必要留在會場的與會者留在現(xiàn)場

　　◆資料不充足，決策偏頗

　　◆少數(shù)人壟斷會議

　　◆與會者之間交頭接耳

　　◆與會者不表明真正的感受或意見

　　◆與會者之間爭論

　　◆與會者與主席爭論

　　◆視聽器材發(fā)生故障

　　◆與會者欠缺熱心

　　◆會議超出預(yù)定時間

　　◆主持人未能總結(jié)會議的成果。

　　三、會后效果評估

　　會議結(jié)束后，經(jīng)常會出現(xiàn)以下情況，應(yīng)注意避免：

　　◆欠缺會議記錄

　　◆對決議落實(shí)不力

　　◆不對會議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)

　　◆不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組

　　◆與會者對會議感到不滿

　　會后效果評估表

　　（一）目標(biāo)

　　1、此次會議的目標(biāo)是什么？

　　2、會議目標(biāo)是否達(dá)成？

　　是□否□部分達(dá)成□

　　3、哪些目標(biāo)沒有完全達(dá)成？為什么沒有完全達(dá)成？（確切理由）

　　（二）時間

　　1、會議目標(biāo)是否是最短時間內(nèi)達(dá)成？

　　是□否□不能確定□

　　2、倘若目標(biāo)并非在最短時間內(nèi)達(dá)成，為什么沒有在最短時間內(nèi)達(dá)成？（確切理由）

　　（三）與會者

　　1、列舉每一位與會者的姓名并評估會議結(jié)束后他們的滿意程度。

　　2、為“不滿意”或“極不滿意”的與會者找出使他們“不滿意”或“極不滿意”的原因。

　　（四）假如再主持同樣的會議，下表中哪些事項將繼續(xù)維持？哪些事項將有新的舉措？

　　會議不同角度的效果評估

　　任何會議的舉行，都有以下共同屬性：一是會議期間，必須付出一定的代價；二是會議應(yīng)有一定的目的；三是會議結(jié)束后，無論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經(jīng)驗和教訓(xùn)。會議效率的高低，不是一個一成不變的概念，需要從不同角度加以評估。以下對此作一簡要介紹。

　　一、從付出代價的角度評估

　　會議實(shí)際支出了多少費(fèi)用是很容易算出來的。計算會議成本的方法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍2開會人數(shù)會議時間（小時）。當(dāng)然會議實(shí)際費(fèi)用還要加上會場租賃費(fèi)、資料費(fèi)、水電費(fèi)等等。會議評估要力求科學(xué)，可以采用以下公式：

　　這一公式中的c是指每一個與會者為會議所作貢獻(xiàn)的費(fèi)用；t是指車旅費(fèi)；a是指食宿費(fèi)用；p是指籌辦費(fèi)用，包括地點(diǎn)、設(shè)備的租賃費(fèi)，幻燈片和錄影帶等輔助資料的制作費(fèi)等。把以上的數(shù)目加起來除以d——與會者人數(shù)，就可以得到一個cd值，也就是相當(dāng)于在每位與會者身上所花的費(fèi)用。