會議效果的評估方法

　　在這些費用中，與會者作貢獻的費用c，很可能被低估。這方面的原因很多，在此不多作說明。

　　在弄明白為每位與會者花了多少錢之后，還應當明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調整員工工作狀態的會議，比較容易評估效果。比如，會后員工們賣出的汽車是否增多？等等。如果達到效果，企業獲得的額外利潤就應歸功于會議了。

　　如果會議的目的是為提高士氣，向企業員工通報情況，或者對員工進行培訓，就不能立即從財務上顯示出利潤來。在這種情況下，最好把會議看成是員工在職訓練計劃的一個部分，看成是對企業前途的投資，并盡可能從中挖掘價值。從長遠來看，投入一定的人力、財力，絕對是值得的。如果采取另外的辦法，比如取消會議，那么結果必然是士氣低落、無法接受變動或生產效率下降等。

　　在傳統上，許多會議的舉行是不太在乎開銷的，一般持這樣的觀點：所謂好主意就是把經過精挑細選的部門經理和員工送到一家五星級飯店，讓他們聽取富有創意的報告……這樣的會議被普通人認為是讓與會者去度假。而現在，人們在經過了每次重大會議后，習慣反省一個問題：“這個會議的舉行值得嗎？”作為會議決策者，對這個問題必須引起重視。

　　評估會議是否值得舉行，不能僅僅局限在付出的代價的角度，而應考慮會議是否管用，也就是會議是否達到了預期的目的。

　　二、從會議品質的角度評估

　　為了提高會議效果，可以分開評估會議的各個部分，并就其作出判斷。下面提供了一份評估會議質量的清單，可以作為評估時的參考。

　　在清單一開頭，簡要地提一下既定的會議目的。在完成這一評估報告時，不要忘記這一點。

　　印刷品

　　對設計和版面是否滿意？內容是否正確或者表述清楚？印刷品是否及時提供？所花的費用是否值得？

　　地點

　　會議地點的位置是否適當？大小是否合適？住宿、飲食和服務的等級如何？設施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會者的意見如何？

　　交通

　　車輛是否保養得很好？車輛是否準時？機動性是否很高？司機是否客氣和肯幫忙？

　　會場布置

　　標志、布景、照明和會議地點的裝飾水平如何？會場設計的各個項目是否及時提供和安裝？與會者對設計布置有什么意見？

　　器材設備

　　提供器材設備的單位工作完成得如何？安裝和操作設備的人員工作效果如何？有無設備故障？原因是什么？

　　發言者

　　發言內容是否打動人心？講稿的風格是否合適？內容是否明了？講稿是如何提供的？輔助設備的資料是否派上用場？

　　與會者的意見

　　會議采用的風格是否合適？場地設計、音樂是否合適？會議時間是否合適？所花的費用是否值得？

　　三、從經驗教訓的角度評估

　　對剛剛結束的會議作出評估，促使下一次會議開得更有成效，費用更少。如果不得不跳過評估階段，或者是第一次策劃籌辦會議，下面的幾個辦法，可以在會議上少花錢，且獲得最大的價值上提供幫助。

　　◆會議要開得短。如果預計開一天的會議，可以只開半天，這樣只需一夜的住宿。

　　◆安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。應多安排自助餐而減少正式午宴。多開小會，以使與會者能增加參與度。如果有可能也利用晚間開會。

　　◆特別注意選擇地點。會議地點的技術設施都在改進，有良好設施的會場利用價值更大，因為可以節省設備的租賃費用。