會議效果的評估方法

　　◆對與會者的名單要精益求精。把與會者限于最有可能為會議作出貢獻的人。人數少意味著會議場地小，可節省場地租賃，住宿和餐飲費。

　　◆如果請公關公司籌辦會議，應多看多問。有的企業提供價格低的全套特價服務，包括現成的布景和可挑選的器材設備。

　　◆如果對于某會議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與其長期合作。保持合作關系，可促使他們減少收費。

　　◆討價還價。應先確定自己的價位，并努力找到能獲得與它最接近的價格的辦法。

　　上面提到的經驗，有助于會議舉辦者參考。如果動用企業內部資源籌辦下一次會議，應首先明確：什么應當做，什么應當避免。如果是由公關公司代為籌辦，可以先問問他們是否有某種形式的評估，他們也許會很樂意滿足這一要求。多數會議承辦公司知道，客戶越來越不重視會議表面的熱鬧和氣派，而在乎會議是否能做更有效的變動。因此，這一方面的經驗總結正在加強。

　　關于會議的經驗教訓的內容應包括：會議開得是否有效；會議有什么失敗的地方；有哪些需要改進的地方；與會者的立場觀點。發言者的表現如何；向所有人表明會議開得是否成功。

　　如果策劃和組織一次會議，經過排練加上具有說服力的發言者，以及有力而又恰到好處的技術支持，對于籌辦人、參與者以及所有相關人員來說，可能是一次令人真正滿意的經歷。

　　不同人員對會議效果的評估

　　評估會議有三個主要來源：一是會議主持人，二是訓練有素的會議專業人士，三是與會者。

　　專業人士和與會者對會議所做的評估，視野比較開闊，也比較客觀。

　　（一）會議主持人的評估

　　會議結束后，會議主持人應該這樣征求意見：“我主持得怎么樣？”“哪些議題進行得非常順利？為什么？”“哪些部分有問題？”等等。

　　這是主持人最起碼要思考的問題�；〞r間對這些細節深入思考，自我評估是有助益的。

　　（二）訓練有素的會議專業人士的評估

　　一個訓練有素的會議專業人士對于有效會議的成份、客觀評估的技巧以及給予評估的回應都是相當熟悉的。會議專業人士通常坐在會議室的后面，并且以評估表格來做記錄。評估的表格一般是按照會議進行的先后次序而設計的。

　　會議結束之后，會議專業人士可以將他觀察到的事情向全體與會者報告，并邀請他們共同討論如何改進下一次會議；也可以私下同會議主持人交換看法，并討論需要改進的地方。

　�。ㄈ�）與會者的評估

　　與會者是評估會議的最佳人選。他們對于會議內容、會議中發生的事情以及主持人的表現都有所感受與反應。會議中公開討論通常是得到與會者反饋信息的最佳方案。

　　雖然會議中與會者的直接反應對于評估會議有一定的價值，但這種反應勢必帶有迎合會議氣氛的色彩，要獲得與會者對會議的印象及自己的想法，可以在會議結束后幾天之內，請他們填寫一份問卷。問卷要簡單，最好采取只提少數相關問題的辦法，測驗會議的主要意圖是否已被接受和理解。

　　除了這些有關的問題，問卷還應設法發現與會者對以下問題的看法：

　　◆地點——位置是否適當？是否容易到達？是否有足夠的停車場？是否舒適？服務和飲食是否良好？工作人員的服務如何？

　　◆會議的組織——是否在開會前就對會議內容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否滿意？日程表、選票、簡報等輔助資料是否做得很好？