秘書人員三種素養的培養

　　秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……

　　社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

　　作為秘書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。

　　大致說來，秘書人員應當接受才干、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人員應當具備必要的才干素養、智能素養、心理素養和職業道德。

　　（一）才干素養

　　做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

　　1、精明的辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富為基礎。

　　辦事能力主要體現在：

　　1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

　　2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。

　　3）口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。

　　類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

　　提高口頭語言表達能力還應研究體態語。

　　4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

　　5）交際能力：處理人際關系是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關系。秘書與領導的關系是工作關系，秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。

　　還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

　　2、較強的文字表達能力

　　自古以來，中國人就視文章為“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。

　　寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。

　　秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。有一言應記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。