公文擬寫的基本要求
公文的體式包括公文的文體、結(jié)構(gòu)、附加標記和文件格式。擬寫公文必須符合規(guī)定的體式,不能標新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向群眾發(fā)布的文件,都要根據(jù)文種的要求和規(guī)定的格式擬寫。公文擬寫符合統(tǒng)一規(guī)定的體式,是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因為只有體式規(guī)范統(tǒng)一,結(jié)構(gòu)完整,標記明確的公文,才能保證其效用的發(fā)揮和運行效率的提高。同時也方便其立卷處理以備存查。今后機關要實現(xiàn)辦公自動化,而辦公自動化又是以文件處理的標準化為條件的,符合公文格式的文件是文件處理標準化的基礎。因此,必須要求文書工作人員根據(jù)不同的文種,按照公文格式的要求,寫全文件結(jié)構(gòu)的各個組成部分。
六、注意書寫材料的運用
公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應該使用統(tǒng)一的印有固定格式的用紙,不要隨便拿起什么紙就寫。因為紙張大小不一和書寫的格式五花八門,不便于審核修改和日后歸檔保存。每個機關都應當為文書人員準備標準的文件稿紙。紙型按國家的統(tǒng)一規(guī)定,用單頁十六開紙(190265毫米),在左側(cè)留出裝訂線,橫寫橫排。首頁應包括:主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發(fā)人、會簽機關或部門、發(fā)文號、印制份數(shù)、附件、發(fā)出日期等項,以便于逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬,留出修改的余地。用紙的格式和項目,可根據(jù)本機關的實際需要設計和印制。
書寫時,字體必須工整清晰,不得潦草;要注意使用標準字體,不得亂造簡體字。修改處應勾劃清楚,如改動太多,稿面太亂,須重新謄抄,以便于審核印制、校對工作。
公文所選用的紙張質(zhì)量如何,對文件字跡的質(zhì)量具有直接的關系,它不僅直接影響公文的閱讀利用,而且還決定了文件乃至檔案的壽命長短。由于文件不僅具有傳達意圖,處理公務的現(xiàn)實執(zhí)行性作用,而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說,機關工作中所形成的絕大多數(shù)文件,當它們的現(xiàn)實執(zhí)行效用一旦完成或者消失以后,都需要進行歸檔保存,甚至其中許多重要文件還必須長期保存或者永久保存。這樣,我們在擬寫公文時,就應當首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料,才便于公文長期保存或永久保存。
公文字跡材料的選用,包括黨和墨水的選用。應該盡量使用毛筆和鋼筆,不要使用鉛筆和圓珠筆。
墨和墨汁的主要成份是碳素,寫成的字跡耐水、耐熱,不易褪色,適于長久保存。墨水中的藍墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵,氧化后變成不溶性的黑色的高價鐵,可使墨水字跡變黑,持久不褪色,易于保存。
純藍墨水和紅墨水屬于有機染料墨水,字跡鮮艷但不耐久,所以書寫文件應當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水,不能使用純藍、紅色墨水和其他質(zhì)量低劣的墨水。抄寫文件底稿和打印文件都不要使用復寫紙。所有這些,文書、秘書和檔案工作人員都必須注意,而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。