現代公文寫作與處理：公文處理

　　公文的處理

　　一、公文處理的概念

　　公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

　　二、公文處理的作用

　　公文處理具有十分重要的作用。

　　（一）是各級黨政機關實現管理職能的前提和基本方式。

　　（二）是國家檔案事業的基礎。

　　（三）是機關聯系的紐帶。

　　三、公文處理的任務

　　行政公文處理的主要任務有：擬制、傳遞、辦理、管理。

　　（一）行政公文的擬制

　　行政公文的擬制，是任何行政機關、社會團體和企事業單位處理公務的必須工作。

　　擬制行政公文，首先，擬制者要認真學習和深刻領會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區、本部門的實際結合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。

　　（二）行政公文的傳遞

　　行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環節。因為任何公文只有通過傳遞這一環節，才能送達受文機關，發揮公文的效用。

　　傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。

　　傳遞公文的方法，一般采用外郵、內傳和電傳三種。

　　（三）行政公文的辦理

　　公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　（四）行政公文的管理

　　1.分發與閱讀。

　　分發的公文，要經過嚴格的登記手續，一般只發組織，不發個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發送機關，并編號備查。

　　公文的閱讀有一定的范圍。要按有關規定辦事。不得自行擴大閱讀和傳達范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強催閱、清退制度。

　　2.翻印與復制。

　　行政機關的文件，未經制發機關的批準或授權，不得自行翻印與復制。經批準翻印或復制時，要注明翻印或復制機關的名稱、翻印或復制的時間及份數，并向原發文機關備案。秘密文件的復制，須按規定履行批準手續，并建立嚴格的登記管理制度。復制的文件要有復制機關的標記，并按原本文件樣子和要求管理。

　　3.利用與保管。

　　加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機關現有公文、存檔公文、余存和準備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關撤、并，干部和文秘人員調動時，有關公文都應按規定保管和移交。

　　4.清退和銷毀。

　　行政機關文秘部門，都應定期對收進和發出的公文列出清單進行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關報告。應清退的文件，要按規定和有關手續清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續，報經主管領導人批準，并由二人以上監銷。

　　四、公文處理的原則

　　（一）執行政策

　　（二）實事求是

　　（三）集中統一

　　（四）優質精簡

　　五、公文處理的管理機構

　　《辦法》第七條規定：“各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。”

　　公文的發問辦理程序（略）

　　公文的收文辦理程序

　　收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　一、簽收

　　簽收是公文發送方與接收方的交接手續。公文發送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應在公文送達簿上填寫以下項目：發文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數、密級等。收件人應在公文送達簿上簽收。

　　二、登記

　　收文登記是公文進入收文處置過程的重要環節。收到的公文經過拆封、清點、分類后，應立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數、密級、緊急程度、處置過程及結果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關的收文章。收文章內容有：機關名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關收文登記的順序號，不應有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內。

　　來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應于收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯合發的公文，可只登記主要部門和聯合發文的機關數。四是對沒有標題的來文，可根據公文內容自擬標題，不應只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應注明密級，保密期可不注。