日常公文處理程序、常見問題及處理意見
各類通用公文、文書的定義、特點(diǎn)、格式、要素、結(jié)構(gòu)、使用范圍、制發(fā)程序等在有關(guān)公文寫作與處理的工具書中均有規(guī)范的解釋與說明,這里結(jié)合實(shí)際,就工程處日常公文文書處理程序、常見問題及處理意見作以相互學(xué)習(xí),以促進(jìn)廣大從業(yè)者共同提高。
一、工程處常用文書種類
(一)公務(wù)公文種類:通知、報(bào)告、請示、決定、通報(bào)、函、意見、公告(公示)、會議紀(jì)要等。
通知:傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文用“通知”。例:建設(shè)工程處關(guān)于開展安全生產(chǎn)月活動的通知。
報(bào)告:向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,用“報(bào)告”。例:中共建設(shè)工程處委員會關(guān)于XX年工作情況的報(bào)告。
請示:請上級指示和批準(zhǔn),用“請示”。例:建設(shè)工程處關(guān)于建設(shè)員工文化活動中心的請示。
決定:對某些問題或者重大行動做出安排,用“決定”。 例:中共建設(shè)工程處委員會 建設(shè)工程處關(guān)于表彰XX年度先進(jìn)集體、先進(jìn)生產(chǎn)(工作)者的決定。
公告、公示:向公眾宣布重要的事件用“公告”、或“公示”。平常大多見到的是公示,公示和公告二者的關(guān)聯(lián)性是公示和公告都是向公眾公布一件具體事項(xiàng)或決定,類似通知、通報(bào),但公示、公告沒有象通報(bào)對事物的表揚(yáng)或批評成分,也沒有像通知由約束性的要求內(nèi)容。二者的區(qū)別是公示是擬決定干什么,大家在限定期限內(nèi)有意見可以提,內(nèi)容還可以改。公告就是告訴大家已經(jīng)決定了的事情,大家知道就行了。例:干部職務(wù)調(diào)整公告,干部任前公示。
通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)用“通報(bào)”。例:建設(shè)工程處關(guān)于一季度基礎(chǔ)工作檢查情況的通報(bào)。
函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等用“函”。例:處長辦公室關(guān)于購置一臺彩色復(fù)印機(jī)的請批函。
意見:對重要問題或事項(xiàng)提出見解或處理辦法用“意見”。例:中共建設(shè)工程處委員會關(guān)于強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部作風(fēng)建設(shè)的指導(dǎo)意見。
會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的用“會議紀(jì)要”。例:工程處5月份月度工作例會會議紀(jì)要。
(二)事務(wù)文書種類:總結(jié)、匯報(bào)、計(jì)劃、規(guī)劃、方案、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、述職報(bào)告、會議記錄、賀信、慰問信、感謝信、祝酒詞、歡迎詞、主持詞、申請書等。例如:年度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作總結(jié),階段性或?qū)m?xiàng)工作匯報(bào),領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話、在各類儀式上的致辭,年度考核領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)各位領(lǐng)導(dǎo)的述職述廉報(bào)告,各種會議的會議記錄,業(yè)主單位向我們實(shí)現(xiàn)重要工程節(jié)點(diǎn)目標(biāo)的祝賀信,節(jié)假日向廣大職工家屬或特殊時(shí)期向特定群體發(fā)出的慰問信,表示工程處、工程處黨委的感謝關(guān)心之情,社會團(tuán)體向工程處集體或個(gè)人所做出的先進(jìn)事跡、特殊幫助的感謝信,宴會上的祝酒詞、歡迎外部團(tuán)體來工程處考察訪問的歡迎詞,以及我們平時(shí)見到的入黨申請書等等。
(三)商務(wù)文書種類:投標(biāo)書、可行性研究報(bào)告等。