公文基礎知識,公務員必閱

　　3.正文。即公文的具體內容，是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用：“1.”，第四層用“（1）”。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。

　　4.發文機關。是指正文之后、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱（也可用單位的印章代替）。

　　5.成文日期。是以領導人簽發的日期為準。經會議批準的文件，以會議通過的日期為準，電報以發出日期為準，幾個機關聯合發文的，以最后一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元紀年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據，要求準確、完備、具體，不能忽視。

　　6.印章。印章是發文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外，都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件，可由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。

　　7.附件。公文如有附件，附件名稱注在正文之后，文件落款之前，如有兩個以上附件應注明附件的順序。附件與主件訂在一起發送，如不能訂在一起，應在附件首頁左上角注明主件的發文字號和附件的順序號。

　　8.抄送機關。即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送；請示公文不得同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文要抄送直接上級機關；向下轉發上級機關的文件，不要再抄送上級機關。

　　（三）文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期、印制份數等項。

　　1.主題詞標于文尾部分抄送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選取詞標注，其它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標注。標注主題詞一般選3—5個單一詞組，以先內容、后形式的順序排列。標注主題詞應準確、規范。

　　2.抄送欄位于主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關，一般按黨委、人大、政協、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關的名稱用全稱或規范化簡稱。

　　3.印發機關與印發日期欄位于抄送欄之下，左端標注公文印發機關名稱，右端標注印發日期。翻印文件，此欄標注翻印機關名稱和翻印日期。

　　4.文件印制份數標注在印發機關與印發日期欄之下右側，標注有“（共印份）”。