外事文書的寫法

　　備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。

　　面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。

　　4.外事電報

　　外事電報指各級國家部門、機構及人員同外國相應機構及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務性聯系而制發的一種簡要文書。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發電人職銜、全名或機構名稱和發報地點。

　　外事文書的文體要求

　　使用外事文書首先要注重格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。

　　人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件也用第三人稱。

　　簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有非凡情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。

　　客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“向致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注重與對方的身份、關系和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文后面另起一段。

　　稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。

　　文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以后可用簡稱。有些國家由于發生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。

　　對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注重，應符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。

　　我國對外文書格式范例

　　正式照會：

　　國總統閣下

　　閣下：

　　。

　　順致最崇高的敬意。

　　中華人民共和國主席（簽字）

　　一九九×年×月×日于

　　普通照會例一：通知協定生效

　　（）部×字第號

　　國駐華大使館：

　　中華人民共和國外交部向國駐華大使館致意，并謹通知如下：

　　中華人民共和國政府對于一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府合作協定已履行了法律手續。鑒于政府已于一九××年×月×日通知中國駐國大使館，國政府批準了該協定，根據協定第×條的規定，該協定將自本照會發出之日起正式生效。