海南省檔案信息化建設構想
⒊穩步推進檔案多媒體數據庫建設。對錄音、錄像、照片檔案進行數字化，建立一定規模的多媒體檔案數據庫。至2005年底，省檔案館完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案數字化，分別建立語音、視頻和靜態圖像數據庫，并開展多媒體檔案數字化相關技術研究，爭取成為全省多媒體檔案數字化示范基地。有條件的市縣檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及機關單位檔案室也應當盡快開展多媒體檔案數字化工作，積極建設多媒體檔案數據庫。至2007年底，各市縣檔案館都必須完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案的數字化任務。
㈢籌劃建設省、市數字檔案館。海南省檔案局要根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的安排，在2005年內提出《海南省數字檔案館建設技術方案》，爭取納入次年的省級信息化建設計劃項目予以實施，逐年完成。海口市數字檔案館的建設工程也要同時啟動，力爭早日完成。主要工作任務有：
⒈基礎設施建設方面，抓四個平臺建設：
⑴數字檔案信息傳輸平臺建設。網絡傳輸平臺主要由局域網絡、黨政內網和國際互聯網絡三個平臺組成。局域網絡平臺，承擔數字檔案館內部數據采集、數據處理、數據利用等主要業務工作。黨政網絡平臺，連接各市縣委、政府計算機中心，實現市縣檔案館與進館單位檔案室網絡連接，通過省黨政內網的光纖主干線路將全省檔案網絡連成一個整體。市、縣檔案館必須與本地信息部門配合，使檔案館的布點工作順利完成。國際互聯網絡平臺，是數字檔案館連接國際互聯網的外部網絡平臺，承擔檔案信息發布、檔案信息在線利用等工作。
⑵數字檔案信息采集平臺建設。主要建設電子目錄采集平臺，全文數據采集平臺等，承擔數字檔案信息的日常采集工作。目錄采集平臺主要承擔館藏各種檔案資料目錄數據的采集，進館單位數據采集等工作。全文數據采集平臺主要包括館藏紙質檔案采集、電子檔案數據采集、照片檔案采集、多媒體檔案采集、資料信息采集等平臺。
⑶數字檔案信息存儲管理平臺建設。存儲管理平臺主要包括館內數據存儲管理服務器、全文存儲管理服務器、磁帶備份系統等設備，承擔數字檔案信息的存儲管理和信息發布工作。
⑷數字檔案信息應用平臺建設。一是館內應用平臺建設，實現數字檔案信息的查閱利用、編輯研究等功能。二是國際互聯網檔案信息發布和在線利用平臺建設，即檔案網站建設，提升現有檔案網站的功能和質量。三是政府網絡信息服務平臺建設，主要用于接收電子政務產生的電子公文數據，接收通過機關檔案管理系統整理完畢的電子檔案數據，開展檔案信息發布，檔案信息在線利用工作。
⒉檔案信息數據庫建設方面，抓三個類型的數據庫建設：
⑴檔案目錄數據庫：該數據庫主要存儲著錄標引產生的以二維數據表方式存放的檔案二次文獻，主要包括檔案資料案卷級、文件級目錄。數字檔案館目錄數據庫主要數據來源包括館藏檔案資料目錄數據，各進館單位檔案目錄數據。
⑵全文數據庫：主要包括紙質檔案資料數字化形成的圖像、文本數據，移交進館的電子檔案數據，重要資料信息數據。
⑶多媒體檔案信息數據庫：主要包括照片檔案數字化形成的圖像數據，館藏錄音帶、錄像帶數字化后形成的多媒體信息。
㈣加強電子文件歸檔與管理