公文的行文規則
八、“報告”中不得夾帶請示事項的規則
“報告”和“請示”是兩種不同的文種,適用范圍有明顯的界限,不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作,反映情況,或向上級機關提出意見、建議,供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復,如果報告中夾帶請示事項,很容易誤事。如果既想匯報工作,讓上級掌握,又想請示解決問題,一般有兩種辦法解決:一是將“報告”和“請示”分開,形成兩份公文分別上報;二是以請示公文為主,將報告的內容作為附件,附在請示后面作為背景材料,讓上級了解請示的充分理由。
九、公文由文秘機構統一處理的規則
為了使公文按正常的渠道運轉,按規范的程序辦理,機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是:“收”由文秘機構統一簽收,拆封,清點分類,登記,擬辦,分辦,催辦;“發”由文秘機構統一核稿,分送領導簽批,然后再回到文秘機構登記編號,繕印,校對,用印,分發,分發前,要經過復核或第一讀者認真閱讀無誤后,才可照單分發。這樣,無論是公文收進或發出,都經過專司公文處理工作的一個口子把關,就能保證公文在機關有秩序地運轉,規范辦理,提高機關辦事效率,保證公文質量。
行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要,可向同級政府及部門或下級政府機關行文;而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。
經批準的報刊上全文發布的行政法規和規章,應視為正式公文依照執行,可不再發文。發文機關可印制少量文本,供存檔備查。