公文文種錯用問題應當引起足夠重視

　　起草公文，首先必須選擇適當的文種。那么，應當根據什么來確定公文文種呢？依據《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)的要求，公文文種的選擇根據有三：一是“根據行文目的”，二是根據“發文機關的職權”，三是根據“與主送機關的行文關系”來確定。但是，在實際工作中，在公文文種使用上仍存在不少問題，有些問題還直接影響到公文質量和機關的正常工作，確實應引起我們的足夠重視。

　　請看下列幾例：

　　1.《市關于提高糧食銷售價格的通知》；

　　2.《關于解決水庫超標運行及副壩溢洪造成損失問題的報告》；

　　3.縣教育局給該縣財政局的《關于解決民辦教師經費問題的請示》；

　　4.《關于進一步加強涉及農民負擔收費管理的報告》；

　　5.《中共市委市人民政府關于加強廉政建設的規定》。

　　以上數例反映了機關公文文種錯用問題的幾種情況，現分析如下：

　　一、在相近文種的使用上，應盡量選擇最佳文種

　　例1屬于公文文種用得不準。當前，各級機關在行文時，一個十分突出的問題是濫用“通知”文種。盡管公文文種有十幾個，但“通知”的使用率占80%到90%，甚至更多。當然“通知”這一文種應用是最廣泛的，用量比較大也屬正常情況。但一些相似內容的文件，如用其他文種，如“決定”、“意見”等也是可以的。這就有個最佳公文文種的選擇問題。在例1中，筆者認為就存在這樣的問題。根據發文內容要求，用“決定”更合適一些，而不該用“通知”。在《辦法》中明確規定：“決定，適用于對重要事項或者重大行動做出安排。”關于糧食銷售價格的確定，肯定是經政府討論做出決定的事項，各部門必須嚴格執行，用“決定”這個文種就比“通知”更合適，效力更大，用“通知”則顯然影響了它的效力。

　　這種情況的出現，究其原因，恐怕是覺得使用“通知”這一文種比較有把握，而對與它相近的文種不大會用，甚至不太敢用，生怕用錯。在公文制發中，除了“決定”與“通知”常出現這類問題之外，還有“公告”與“通告”錯用，“通報”與“通知”錯用等問題。這一點在行文中都應引起重視，應努力選擇與內容最匹配的最佳文種。

　　二、“報告”與“請示”使用范圍要分清，以免貽誤工作

　　例2《關于解決水庫超標運行及副壩溢洪造成損失問題的報告》，從其內容看，是個典型的“請求解決”的內容。所以應該用“請示”，不應用“報告”。當然，既然請求上級機關解決問題，也需要把問題報告清楚，但是，行文的目的是請求上級幫助解決，所以不能用“報告”，而必須用“請示”文種。不然，根據“報告”“不要求上級回復”的特點，上級機關就可能將此“報告”存案備查，豈不耽誤了工作！