人大機關公文處理漫談

　　第四，關于文種的確定和使用。這里總結歸納四條：一是必須按照公文管理辦法的統一規定使用，不能亂起名稱。也就是說，實踐中所使用的文種都是有依據的，不能隨意確立文種，文種的確立必須具有權威性，譬如審議意見是否作為一個文種，應該由全國人大常委會辦公廳去解決；二是要依據發文機關的權限選用，不可超越職權；三是要依據行文關系加以選用，考慮到與收文機關的組織關系；四是要考慮發文的具體目的與要求。

　　五、格式

　　人大機關的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機關、印制版記等部分組成。這里選擇幾個問題進行重點分析。

　　（一）關于發文字號。發文字號由發文機關代字、年份、序號組成。發文字號應當排列于發文機關標識之下，橫線之上居中處。聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

　　“發文機關代字、年份、序號”不僅構成“發文字號”的三項基本內容，而且標示出諸項內容的排列次序，這是“發文字號”編制時必須遵循的一條基本原則。

　　“機關代字”，居“發文字號”之首。以體現簡明、科學、統一為宗旨。所謂“簡明”，指其所選用的代“字”，既要十分簡練，應盡量丟掉可用可不用的“字”，又要十分明確，不至于同其它地區或者有關機關的代“字”相混淆，一般以二三字為宜；所謂“科學”，即要正確理解組成“機關”諸要素中每個代“字”的屬性含義，不得摻雜非機關屬性的任何代“字”；所謂“統一”，即對所選用的各個代“字”的排列次序，必求取規范，不得政出多門、各行其是。據此，“機關代字”中的第一個字，應選用該機關所處行政區域名稱的代“字”，第二個字（或最多第二、三個字）應選用本機關本質屬性的代“字”，第三個字（或最多第三、四個字）應選用該機關內承辦部門名稱的代“字”。（按：有時只有兩個字，詞組首字居多）

　　“年份”，居“發文字號”之中。應統一使用方括號（“[]”）。其中的年份應寫全數碼，不得作任何省略。

　　“序號”，居“發文字號”之尾。應統一用阿拉伯數字進行標注，從“1”起編制流水號，其前不得添加累贅“0”字。

　　其一，關于“發”的使用問題。“發”，是發文的意思。它既不是某一個機關所處行政區域名稱的代“字”，也不是某一個機關本質屬性的代“字”，嚴格地講，是不該出現在“機關代字”中的，或者說，它在“機關代字”中屬于一個可用可不用的“字”。

　　其二，關于“字”、“第”的使用問題。“字”是表示機關代字，“第”是順序號的起首。原來它們是在“發文字號”中搭配使用的，如“x字［］第x號”。但在編制“發文字號”時，應當講求規范和盡量簡化，故以同時省去“字”、“第”為佳。

　　其三，關于“函”、“復”的使用問題。“函”和“復”均是法定公文名稱的簡化“字”，它們根本就不屬于“機關代字”中的任何要素范圍，沒有理由出現在“機關代字”中。

　　（二）關于公文的標題。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文的種類。國務院辦法強調“公文標題一般應當標明發文機關”，中辦條例強調“公文標題由發文機關、公文主題和文種組成”，二者幾乎都強調發文機關名稱必須在公文標題里面出現，這樣公文標題就由發文機關全稱（或者規范化簡稱）、主要內容和文種組成，位于主送機關或者正文之上居中排列。我認為，公文標題中的發文機關名稱完全可以省略。一是因為發文機關名稱在文件版頭、發文字號、落款、印章、印制版記等多處重復出現，標題省略發文機關名稱不會讓讀者造成誤解。二是從實踐情況看，有的公文標題本身就不短，這時如果再加上發文機關名稱就會顯得非常臃腫，省略發文機關名稱可以讓公文標題簡潔明了。三是如果若干單位聯合行文，發文單位名稱同時出現在公文標題之中，那是不可想象的難看。當然，決議決定標題中的發文機關名稱不可省略，因為決議決定的結構與一般公文明顯不同，其中一個重要之處是決議決定沒有落款，通過的機關和時間放在題注之中。