公文概述（補充）

　　制作公文，是推行公務必要的工具，如何將處理公務的意思，表現出來，是初任公職者最頭痛的問題；現職者可以翻閱檔案，可以請教同僚；甚至于經由主管的修改，揣摩公文制作的道理，久而久之，自然成為「案牘老手」。

　　由于時代的進步，未來利用網絡傳遞公文，乃必然的趨勢。因此，凡在網絡傳送上，可能產生捍格之處，必須所有調整。身為現代的公務員，除了要掌握撰擬公文的原則及要領外，也要對網絡傳遞、排版技巧、檔案運用等相關計算機常識，所有認識，才能讓公文成為提高行政效能的工具。

　　茲先將公文的基本概念，分述如下：

　　一、公文的意義：

　　公文程序條例第1條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書……。」由此得知，公文必須具備以下兩個條件：

　　1、實質條件：須為處理公務所制作的文書，才能稱之為「公文」

　　2、形式條件：處理公務所制作的文書，必須具備公文程序條例所規定的程序與格式。

　　二、公文的類別：

　　公文程序條例第2條規定，公文分為6類：

　　1、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。

　　2、呈：對總統有所呈請或報告時用之。

　　3、咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。

　　4、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。

　　5、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。

　　6、其它公文。

　　三、公文的區分：

　　為了印信的使用及彼此稱謂與用語，公文仍有必要依照發文者與受文者之間的關系，區分為「上行文」、「平行文」、「下行文」三種。

　　1、上行文：下級機關對上級機關有所請求或報告時所使用。

　　2、平行文：同級機關或不相隸屬機關間行文時所使用。

　　3、下行文：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時所使用。

　　四、文書處理程序：事務管理規則第10條規定，文書處理程序分為下列各步驟：

　　1、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。

　　2、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。

　　3、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。

　　4、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。

　　5、歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。

　　五、制作公文的基本原則：公文程序條例第8條規定：「公文文字應簡淺明確，并加具標點符號。」茲分述如下：

　　1、簡：就是簡單之意，公文應力求言簡意賅，切忌累贅繁瑣、言不及義，甚至于能用一段完成者，不必硬分為2段、3段，能用一個字者，絕不用兩個字；能用一句話者，絕不用兩句話。

　　2、淺：就是淺顯之意，公文應力求簡淺易懂，切忌舞文弄墨、艱深費解。

　　3、明：就是清楚之意，公文應力求正確清晰，切忌偏差歪曲、文義晦澀。