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機關應用文寫作(一)

機關應用文寫作(一)

  黨政領導機關、群眾團體、企業事業的管理部門,都離不開交流情況,調查研究,總結經驗,請示匯報工作,并就自己職權范圍以內的有關事宜,作出決定,下達指示。把這些工作的意圖,設想、過程、結果等等,用書面語言表現出來的文體,通常叫機關應用文。

  機關應用文種類很多。如果按發送對象區分,大體有四類:一是向上級報送的,即通常說的“上行文”,主要有請示、情況報告、工作報告等。二是向下級機關發送的,即通常說的“下行文”,主要有指示、批示、決議、決定、通報、布告、公告、公報等。三是可以上送,也可以下發,或者有些上送,有些下發的,如簡報、調查報告工作總結等。四是主要在機關內部使用,必要時也可以上報下發的,如工作計劃,會議紀要、匯報提綱等。另外,還有的是兩個單位或兩個以上單位共同制定,只在特定范圍使用的,如合同、協議書等。當然,這只是大體的分類。事實上有許多文件,是否上送或下發,或發給左鄰右舍、平行機關,常常不是由文件的“類型”決定,而是根據工作的需要。有些平時只能上送的文件(如情況報告),因工作需要,履行了一定的批準手續之后,發給下級有關部門和人員,也是常有的事。

  機關應用文,是開展機關工作的一種十分重要的手段。各級各類機關,無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育、文化、衛生、體育等部門和單位,都要運用各式各樣的文件來指導和推動工作。應當說,整個國家機器,上至中央機關,下至基層單位,之所以能夠下情上知,上情下達,協調一致,運轉自如,都離不開文件,離不開機關應用文。

  機關應用文,對于機關干部,可以說是司空見慣的。但是,要把它寫好,卻并不是一件簡單容易的事。首先,從內容來說,機關應用文,多是機關干部調查研究的結晶,是機關領導思想和工作經驗的體現,也是馬列主義理論、黨和國家的方針政策,與本單位、本系統實際相結合的產物。它要求必須具有嚴格的真實性,高度的思想性,很強的針對性。也就是說,事實要真實可靠,判斷要準確無誤,辦法要切實可行。一定要反映客觀實際,不能有半點虛假;要解決實際問題,不能無的放矢,坐而論道。其次,在文字表述上,所有文件都必須寫得準確無誤,清楚明了,生動簡練。它要求用盡可能少的文字,恰如其分而又具體生動地反映和解決現實生活中的矛盾。如果思想不明確,思路不清楚,文字不準確,甚至前后矛盾,上下重復,冗長雜亂,使人讀后昏昏然不知所云,那就不僅浪費了人力物力,而且會貽誤工作。因此,寫好機關應用文,是一項政策性、思想性,技術性很強的工作。文件寫得好壞,既是領導機關工作效率,工作質量的體現,也是領導班子的思想水平、業務能力和指揮才干的標志。每一個機關工作人員,特別是從事領導工作和秘書、宣傳、調查研究工作的同志,都應當把學習機關應用文的寫作,作為一項業務訓練的基本功,認真對待。

  毛澤東同志、周恩來同志等老一輩無產階級革命家,十分重視各種文件的起草、修改,定稿工作。他們從參加革命工作起,就常常親自動手起草或修改文件。黨和國家的許多重要文件,不少是出自他們之手。對于怎樣撰寫文件,他們也作過許多指示,積極倡導革命文風,提倡精簡文件,提高質量,反對文牘主義。他們在這些方面,同樣為我們樹立了光輝的榜樣。今后,隨著社會主義現代化建設的迅速發展,機構改革的不斷完善,對我們各級領導機關,特別是領導干部,提出了更高的要求。如果機關干部不會起章或修改文件,那是很難勝任本職工作的。

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