機關應用文寫作（三）

　　第二章　如何做好機關應用文的起草修改審定

　　第一節　機關應用文寫作前的準備

　　寫文章之前，都要有所準備，“預則立，不預則廢”。沒有準備，不可能寫出好文章。機關應用文的寫作也不例外。

　　寫作前的準備有廣義和狹義兩方面的內容，廣義上講是長遠的準備，狹義上說是動筆之前的準備。從長遠準備看，主要是鍛煉三種基本功：分析認識問題的基本功，調查研究的基本功，文字表達的基本功。當然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善于學習，肯于鉆研，勤于寫作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。從具體的寫作過程看，下筆之前主要做好材料的準備，思想觀點的準備，構思的準備。機關應用文的文體較多，不同的文體，有不同的要求，但就其共性而言，主要是這幾個方面：

　　材料的準備。這是機關應用文寫作的基礎。“巧婦難為無米之炊”，沒有材料，寫作就無從談起，材料不充分，也不可能寫出好文章。“兵馬未到，糧草先行”，材料就是糧草，在寫作前應把所需要的材料準備好。它包括材料的搜集，材料的核實和材料的選擇。盡可能多地占有材料，是寫作前準備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現實的、完整的、零碎的材料都要搜集。“韓信將兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點就越可靠，越實在，下筆時選擇應用材料的余地就越大，寫起來就越順手。這里要注意的一個問題是，有些同志在搜集材料時，對一些零碎的不完整的東西，往往容易忽視。特別是對一些看起來無足輕重的材料，常常輕易放過。寫作時，一旦使用這方面的材料，又要重新查找，費時費力。有些材料，在動筆之前看，可能用處不大，但寫作過程中，隨著思想的深化，對某些問題有了新的認識，很需要這方面的事例去證實，如果手頭現成，就可隨手拈來。在搜集材料時要十分注意核實，要邊搜集邊核實，即使是一些已被公認或眾口流傳的事實，或者某些資料使用過的數字、引語等，也盡可能地核對一下，絕不能大而化之，想當然。特別是一些細節，要盡量搞得清清楚楚，不然一個細節上出毛病，與事實不符，就會造成很大的失誤。有些文件，觀點很對，主要事例也無懈可擊，但一兩處次要材料上產生漏洞，就會出現一塊臭肉壞一鍋湯的問題，使讀者懷疑整個文件的真實性。材料齊備以后，還要精心選擇。即從與主題有關的大量材料中，篩選出典型的、能充分說明主題的事例，這樣，動筆時就不必費時費力地重新查找典型事例。當然，事前選擇的典型事例，在行文時，有些可能用不上，有的還要補充，但有準備總比沒有準備好。

　　思想觀點的準備。這是和搜集篩選材料同時進行的。它主要是指明確寫作的目的性，針對性，文章的主題和中心，多種不同觀點的比較和認定等等。首先要弄清寫作的具體目的，也就是文件的主旨。比如，在撰寫簡報前，必須確定它要起什么作用，解決什么問題，在什么范圍內應用。是僅僅向領導機關和領導同志反映一種情況，作為上級考慮問題的參考或制定方針政策的依據，還是作為某一方面的典型公之于眾，以便統一思想，提高認識，推動工作?是希望解決某個具體問題，還是僅僅提供一點情況?這些都要事先弄明確。因為不同的目的，不同的應用范圍，在使用材料、闡述問題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫起來才能不走或少走彎路。如果目的不明確，偏離了寫作的主旨，就可能出現成文后推倒重來的后果。有些文件，如調查報告，一開始調查，目的就很明確，但在調查研究到一定程度，起草報告之前，還必須回過頭來重新研究一下調查的目的。因為情況是不斷變化的，調查前對于調查目的的某些想法，在調查過程中也會有所變化。因此，下筆前，研究一下調查報告的目的性是十分必要的。確定文件主旨的依據之一，是它針對什么問題講的，即文件的針對性。肯定什么，否定什么，肯定時有哪些理由，否定時依據又是什么，充分不充分，哪些問題是明確的，哪些還不明確，等等，都需要進一步分析研究。只有主題明確，觀點鮮明，才能在安排結構、選擇材料時取舍有據，詳略適當，寫起來才更順手。