機關應用文寫作(三)
3.用印和簽字手續是否符合要求。有些基層單位發文該用印的往往不用,應簽字的也不簽字,這就失去了它的法定可靠性。有個別文件該用政府部門印的,卻用了黨組織的印,應主管負責人簽字的,卻讓不符合簽字條件的人代簽。對這些問題,校對的同志都要注意,提請有關同志及時改正。一般情況下,校對完正文后,最好作一次全面的復查,然后付印。
當然,不同的部門,不同性質的文件,校對的程序有所不同。有些文件只要一校,有的則必須二校、三校。有的是專職校對負全責,校對后要簽字才能付印;有的則是文件起草部門或起草者負責校對,有審定者簽字即可付印,等等。不論哪一類程序,校對者都必須以高度的責任心對待這項工作,努力做到使文件盡可能不出差錯。