機關應用文寫作（三）

　　一是制度不完善，沒有制定嚴格的校對責任制。有些機關的文件印制部門，雖然有專職校對，但沒有提出對校對工作的明確要求；沒有設專職校對的一些中、下級機關，多數也沒有制定這方面的規章，常常是“誰有空誰校對”。少數單位的一些打印文件甚至不校對就發放。

　　二是校對者的責任心不強，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相對照，而是順著校對稿瀏覽一遍，自以為通順了就“放行“。特別是一些起草文件的同志本人校對時，以為文件是自己親手起草的，不必象專職校對人員那樣逐段逐句核對，更不愿找別人同自己一起唱校。因此，不僅底稿中原有的錯誤沒有得到糾正，在印刷中出現的新問題，也因為馬虎而沒有發現、糾正。

　　三是不了解校對工作的基本要求，不掌握校對的基本技能。這種情況在一些基層單位是比較普遍的。

　　那么，搞好校對需要掌握哪些基本原則和技能呢?

　　一、校對必須以原稿為準。原稿是經過起草、修改、審定多種環節才定下來的，一般說差錯是極少的。校對的主要任務是糾正印刷過程中出現的新的差錯。而原稿中的差錯，校對者是不能負責的。因此，校樣和原稿對照時，把不符合原稿的地方糾正過來，就算完成了校對任務。從原則上講，校對者無權修改原稿，如果對原稿任意刪改，就超出了他的職責范圍，是不允許的。這也是校對的一條紀律。但是在校對過程中，一些工作熟練，思想和文字水平都比較高的校對者，常常可以發現原稿中的毛病。遇到這種情況，應當怎樣對待呢?屬于技術性問題，比如明顯的錯別字和錯誤的標點符號，應當隨手改過來，這不僅是允許的，而且是必要的。有的錯別字如果自己一時拿不準，要查字典，然后報告起草者。屬于不正確的思想觀點或不符合實際的事例，校對者發現后，不應隨便改動，而應及時轉告文件的起草者或審定者，由他們決定是否改動。這不叫“越權”，而是對工作高度負責的表現。

　　二、要掌握校對的符號及用法。校對有一整套專用符號。由于過去使用的符號較亂，國家出版局專門發文，把校對符號加以標準化，制定了《中華人民共和國專業標準校對符號及其用法》，從一九八二年起試行，共有二十二類符號，見本書第69－72頁。

　　這二十二類符號，同樣適用于機關應用文的校對工作，必須嚴格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校對工作的差錯。

　　3.不注意文件的整齊美觀。對校樣的字與字、行與行的距離不加過問，對過寬或過緊的距離不去糾正，文件印制后，給人很不舒適的感覺。機關應用文是比較嚴肅的文體，應當更加注重這方面的問題。

　　三、校對要盡可能糾正文件印制中各方面的技術性問題。除文件正文要認真校對外，還要注意：

　　1.標題的位置、字體的大小和排列是否適中、醒目、美觀。目前許多文件的標題特別是小標題，或擠在一行，左右頂頭，或并成兩行和三行的“豆腐塊”，都很不美觀，一定要推敲一下如何排列為好。

　　2.文件的格式、編號，主、抄送單位和發文日期是否準確。如果這些方面出了差錯，就會給文件的傳遞和保存、查閱帶來許多麻煩，有的甚至造成政治事故，必須認真審核，校對。