公文的寫作知識

　　（十五）抄送機關

　　民工 抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主 題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。

　　（十六）印發機關和時間

　　印發機關，為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

　　以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦 公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時還將新增一些格式構成要素。

　　三、公文正文的寫作方法

　　草擬公文正文必須符合以下要求：

　　(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，并需另紙加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

　　(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“1994年”不能寫成 “94年”。

　　(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用 漢字外，都要使用阿拉伯數字。

　　(五)結構層次序數，依次為“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。

　　(六)公文中應使用國家法定計量單位。

　　(七)引用公文，應先引標題，后引發文字號，并加圓括號。

　　(八)用詞準確、規范。使用簡稱時，一般應先用全稱，并注明簡稱。

　　(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

　　公文正文的寫法主要有兩條：�� 第一、通過敘述、說理表明目的。

　　公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說 理、目的（或結論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述，說理表明目的。具體來說：

　　（一）向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請 上級機關審批。

　　（二）寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領導機關或請上級對下一步 做法給予指示。

　　（三）向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請 示協助解決所要解決的問題。

　　（四）向下級機關發布指示性的公文，通常是先寫根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后 提出具體辦法，要求下級貫徹執行。

　　（五）寫復文（對下級請示的公文的批復），一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審 核的意見，最后要求下級按批復執行。

　　通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充 足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確 又具體。

　　第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

　　簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應反復地、 認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般 文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。�� 確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。 表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。

　　條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提 出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論（新聞學上稱為“導語”， 亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得 一個總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應 采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。

　　第二節 通知與函的寫作

　　一、通知的寫作

　　通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉下級機關的公文， 轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用干部。