怎樣才能寫好機關應用文呢?

　　寫好機關應用文，主要應該鍛煉四個方面的基本功，即：分析問題的能力，調查研究的能力，有關專門業(yè)務的能力，以及文字表達的能力。

　　(1)要有一定的分析和認識問題的能力。談到寫文件，人們往往只注重寫作技巧，有的甚至片面認為。只是“文章寫得漂亮不漂亮”的問題。其實，能不能寫好文件，首要的是政治思想水平，是分析問題和認識問題的能力。在機關工作中，常常有這樣的情況：兩個對工作熟悉程度、工作態(tài)度和文字表達能力都相差不多的同志，參加了內容相同的討論會，要求他們起草類似的情況報告，一個同志能很快寫出質量較高的草稿，另一個費了九牛二虎之力，寫出來的是很一般化的東西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認識問題的武器，認真學習馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學習唯物主義辯證法。有了正確的理論指導和正確的思想方法，就能夠從各種錯綜復雜的現象中，抓住事物的本質，鑒別出是非曲直，做到觀點鮮明，立場堅定；就可能用正確的觀點統率繁雜紛紜的材料，寫出思想內容比較深刻的文件。同時，還要認真學習和掌握黨的方針、政策，領會上級部門有關的指示精神，時刻關心和了解社會主義現代化建設的大局，了解國內外形勢的發(fā)展變化。這樣就可以胸有全局，站得高，看得遠，能夠把一個部門和單位的局部工作，同整個事業(yè)的大局聯系起來，“以大看小”，看得更深刻：也能以開闊的視野，敏銳的政治眼光，及時抓住問題的癥結，“由小見大”，寫出思想性強，內容深刻、實際的文件。

　　(2)要有掌握情況、調查研究的能力。“要了解情況，唯一的方法是向社會作調查”，“沒有調查就沒有發(fā)言權”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對寫好機關應用文同樣有著特殊重要的意義。機關的文件是在對實際情況的概括提煉中形成的。因此，文件編寫者在起草文件之前，對所寫的對象和范疇，必須有個全面的調查了解，及時掌握實際工作中發(fā)生的新情況，提出的新問題，總結出來的新經驗，并加以認真的分析研究。在這個前提下，才能抓住要害，有針對性地提出解決問題；指導工作的意見和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動態(tài)，緊緊抓住典型的事件和思想，進行深入的調查了解，搞清楚其產生的原因，過程、結果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機關工作的同志，則更需要注意搜集和積累情況，隨時掌握所屬單位面上的動態(tài)，注意閱讀下屬部門上報的文字材料，經常聽取他們的口頭匯報，同時應特別注意擠時間深入下屬單位調查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動，更深一層的實際情況。“平時多積累，用時少費心”。如果不注意認真調查研究，盡可能多地占有材料，不注意自己部門和下屬單位的各種動態(tài)，不善于掌握那些最能說明問題的典型情況，等到起草文件時“臨時抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫出對工作有實際指導意義的、有價值的、象樣的文件來。

　　(3)要有特定的專門業(yè)務能力。各行各業(yè)都有自己的專門業(yè)務。有關的文件，不論內容和文字，都必須具有科學性，符合本部門的實際，符合客觀事物的規(guī)律。不能只講所有部門、所有單位都可套用的“通用語”、“共性話”，更不能說“外行話”。因此，文件的起草者，必須認真學習、努力鉆研本部門、本行業(yè)的業(yè)務。既要向書本學習，向有經驗的內行人請教，更要從群眾實踐中吸取營養(yǎng)，使自己真正能夠精通本部門、本系統的業(yè)務。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業(yè)務工作中出現的新情況、新問題結合起來，撰寫出實在的、能夠指導業(yè)務工作的，質量較高的文件。如果缺乏應有的專業(yè)知識，那么寫出的文件，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對性的、能解決問題的真知灼見來的。弄得不好，還可能產生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來。