怎樣才能寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文呢?
工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)班子水平高低，能否勝任的重要標(biāo)志。體現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文上，就是積極倡導(dǎo)簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學(xué)。在我們社會(huì)主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對(duì)黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內(nèi)容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中又指出：“報(bào)告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時(shí)，分兩次寫。或一次著重寫幾個(gè)問題，……而對(duì)上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報(bào)告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在。”一二年二月，黨中央發(fā)布了《關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示》，指出：“凡文電必須認(rèn)真壓縮。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志責(zé)任重大，事務(wù)繁細(xì)……在寫請(qǐng)示文電或?qū)憟?bào)告時(shí)，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀。現(xiàn)在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結(jié)果，使領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內(nèi)容扼要，曉暢明快，作為機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一條基本原則提了出來。這對(duì)于我們現(xiàn)在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第四個(gè)特點(diǎn)。
由此可見，實(shí)用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡練是機(jī)關(guān)應(yīng)用文所具有的特點(diǎn)，它們緊密聯(lián)系、不可分割地體現(xiàn)在同一份文件中。有些同志把強(qiáng)烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點(diǎn)，恐怕不盡妥當(dāng)。實(shí)際上，政治性最強(qiáng)的不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是政論文；格式要求最嚴(yán)的也不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當(dāng)然，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點(diǎn)如何敘述，還可以繼續(xù)探討，以便表述得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。