怎樣才能寫好機關應用文呢?

　　提高文字表達能力，唯一的辦法是多讀多寫，盡可能地多看些優(yōu)秀的應用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的范文。要經常練習寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意搜集群眾中和各種材料中的生動活潑的語言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時，文詞就可呼之即來，得心應手。

　　魯迅先生說：“我有一言應記取，文章得失不由天。”實踐出真知，實踐出才干。機關應用文的寫作和其它文章一樣，要堅持不懈地練基本功，并在實踐中自覺地總結經驗教訓，虛心向別人學習，取長補短，持之以恒。這樣就會練出過得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動一番腦子，不開拓自己的知識領域，積累豐富的經驗，那是永遠不會學到真實本領，寫出好的機關應用文來的。

　　第一章　如何掌握機關應用文寫作的規(guī)律

　　第一節(jié)　機關應用文的作用

　　機關應用文是國家機關、黨派團體和企事業(yè)單位的管理部門交流信息、規(guī)范行為、指導推動工作的一種具有特定體式的書面語言工具，是應用文中用量最大、種類最多、使用范圍也相當廣泛的文體。在廣大干部中提倡學習機關應用文的寫作，掌握它的寫作特點和規(guī)律，是提高各級機關工作效率，培養(yǎng)造就一大批能文能武的社會主義現代化建設領導骨干和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進機關作風的一條途徑。

　　各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示匯報工作，并就自己職權范圍內的有關事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、設想、過程、結果等形成各式各樣的文件，用以指導和推動工作，這就是機關應用文的基本職能。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運籌自如，都離不開機關應用文。如果把機關應用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。

　　一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態(tài)，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關應用文承擔。

　　二是宣傳教育作用。機關的大多數文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領導機關的文件，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些文件就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發(fā)表或改頭換面作為新聞報導發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。

　　三是規(guī)范行為的作用。機關應用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動準則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對于人們該干什么，不該干什么，在什么時間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經發(fā)布，就必須堅決執(zhí)行，任何人都不得違反。