怎樣才能寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文呢?
一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)這個(gè)范圍內(nèi)使用的,是機(jī)關(guān)干部用以開(kāi)展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力,也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考,或者作為工作依據(jù),或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。而不象日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等,既見(jiàn)乏于專業(yè)部門(mén),也見(jiàn)之于社會(huì)生活的各個(gè)方面,任何人都有撰寫(xiě)書(shū)信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由,其成品對(duì)別人沒(méi)有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。
二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要,體現(xiàn)國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志,主要任務(wù)是交流信息,宣傳教育。它是行為的規(guī)范,工作的依據(jù)。今天,它的根本任務(wù),就是貫徹黨和國(guó)家的方針政策、法律法令,以推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文,具有直接的鮮明的政治性。而日記、書(shū)信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等,則是記敘日常生活中的所見(jiàn)所聞,交流個(gè)人的思想和生活狀況,向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息,陳述觀點(diǎn),探討學(xué)術(shù)問(wèn)題等,新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性,而日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文等,則可用于與政治毫無(wú)牽涉的其它方面。
三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記,書(shū)信那樣,不拘一格,自由行文,而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù),有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代,對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的,只能選擇與之相應(yīng)的文種,不能混用,不能出“格”。現(xiàn)在也不例外。該請(qǐng)示的事只能寫(xiě)成《請(qǐng)示》,不能寫(xiě)成《報(bào)告》,《通知》不能寫(xiě)成《通報(bào)》,《指示》不能寫(xiě)成《命令》等等。它們有特定的書(shū)面形式,有開(kāi)頭、結(jié)尾的專門(mén)用語(yǔ),有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格,比如,向上級(jí)報(bào)送的文件,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得下發(fā)。每份文件,只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀,不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書(shū)寫(xiě)都有要求。這種固定格式和行文方式,是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求,是機(jī)關(guān)工作高效率的要求,同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫蟆R虼耍瑖?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個(gè)特點(diǎn)。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍,對(duì)象和它所承擔(dān)的任務(wù),決定了它無(wú)論內(nèi)容還是文字,必須如實(shí)地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實(shí)事求是,不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷,甚至故意說(shuō)假話,編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法,在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩(shī)歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會(huì)須一飲三百杯”;小說(shuō)可以馳騁想象,寫(xiě)狐鬼神仙,太虛幻境;雜文可以把道聽(tīng)途說(shuō)拿來(lái)議論一番。就連以事實(shí)為依據(jù)的通訊報(bào)導(dǎo),作者也可以在環(huán)境和氣氛上加以烘托。一封書(shū)信,你可以想到那里寫(xiě)到那里,而不必去花時(shí)間核對(duì)細(xì)節(jié)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文則必須樸實(shí)貼切,比如,把敘述性的“錯(cuò)誤是嚴(yán)重的”,寫(xiě)成結(jié)論性的“犯有嚴(yán)重錯(cuò)誤”;把“給某地民發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”,寫(xiě)成“給群眾發(fā)放物價(jià)補(bǔ)貼”;把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫(xiě)成“干部”,還有象“保護(hù)公共秩序”,“基本上是扎扎實(shí)實(shí)的”等,都是概念模糊,敘述不貼切的表現(xiàn)。要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì),把偶然發(fā)生的事,不典型的情況當(dāng)作普遍存在的事。在使用概念和判斷進(jìn)行推理的時(shí)候,要十分周密,在同一時(shí)間、同一關(guān)系、同一意義下,保持同一的說(shuō)法,不能有另外的說(shuō)法,比如“這次會(huì)開(kāi)得十分成功,但主要問(wèn)題還沒(méi)有從根本上解決”,既然十分成功,為什么又說(shuō)主要問(wèn)題沒(méi)有解決呢?這就違反了形式邏輯的矛盾律。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件,涉及面廣,影響面大,切不可追求華麗而失實(shí),造成思想混亂,使工作遭受損失。因此,準(zhǔn)確、扎實(shí)是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第三個(gè)特點(diǎn)。