怎樣才能寫好機關(guān)應(yīng)用文呢?

　　毛澤東、周恩來、等老一輩無產(chǎn)階級革命家，從參加革命工作起就常常親自動手起草和修改文件，黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手，或是在他們直接領(lǐng)導(dǎo)下撰寫而后由他們修改定稿的。對于如何撰寫文件，他們也多次作過指示。比如，積極倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動手，反對秘書代勞；文書工作要遵循保密、準確、迅速三原則；文件要有三性，準確性、鮮明性、生動性；提倡革命的文風(fēng)，反對文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學(xué)家探討機關(guān)應(yīng)用文寫作。這一切，作為他們的革命實踐的組成部分，為黨的事業(yè)做出了貢獻，給我們樹立了榜樣。今后，隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅速發(fā)展，經(jīng)濟體制改革的不斷完善，對我們各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)同志提出了更高的要求。可以這樣說，如果機關(guān)干部不會起草或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

　　第二節(jié)　機關(guān)應(yīng)用文的特點

　　要寫好機關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

　　和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本質(zhì)真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規(guī)律和實質(zhì)性問題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機關(guān)應(yīng)用文的第一個特點。

　　這個實用的特點，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實的具體的針對性。上級向下級發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實生活中存在的問題，對特定的問題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經(jīng)驗，請領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協(xié)商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關(guān)應(yīng)用文來說，就是實用。

　　在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實的效用?轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復(fù)，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

　　有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實用文體，機關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢?