應(yīng)用文寫作基礎(chǔ)知識

　　第六，語言要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。

　　公文中的數(shù)字：公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字

　　正文層次標(biāo)識方法：

　　第一層用“一、”“二、”“三、”……

　　第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……

　　第三層用“1.”“2.”“3.”……

　　第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......

　　附件說明：公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件說明。

　　附件說明寫在正文下空一行，左空二字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)冒號，然后說明附件順序和名稱。附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。

　　成文日期：是指公文完成并定稿的時間，是公文生效的標(biāo)志。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。決定、會議紀(jì)要等會議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

　　成文日期標(biāo)注在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“o”，如“二oo二年十月一日”。

　　印章：是公文合法生效的標(biāo)志之一。公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期，加蓋印章應(yīng)上距正文一行之內(nèi)，下壓日期，端正，印章用紅色；聯(lián)合行文并需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空七個字格，主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，不相交或相切；聯(lián)合行文并需加蓋三個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列則在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。

　　當(dāng)公文排版所剩空白不能空下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文在同一版面，不得采用標(biāo)識“此頁無正文”的方式解決。

　　附注：指需要說明的其他事項，包括說明傳達范圍(如“此件發(fā)至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現(xiàn)的名詞術(shù)語的解釋等，或在使用請示文種時注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　附注標(biāo)識在成文日期下一行，居左空二字，應(yīng)當(dāng)加圓括號標(biāo)注。

　　附件：是附在正文之后用于補充、說明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內(nèi)容需要，又不便于寫入正文的材料才用附件的形式表達，并不是每份公文都有附件。

　　常見的附件有兩種：一是隨文所頒布、批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))、報送的文字材料，實際是公文的主要內(nèi)容，而主件只起批準(zhǔn)頒布、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)、報送或按語作用，這類附件與公文正件具有同等效力。二是補充、說明、解釋正文內(nèi)容的材料，如代表名單、數(shù)字報表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考。