辦公室文件的歸檔管理研究論文
通常來說，對于辦公室文件的歸檔是指各個部門的辦公室的工作人員對于本機(jī)關(guān)的有保存價值的文件，進(jìn)行整理以及歸檔處理。 詳細(xì)內(nèi)容請看下文辦公室文件的歸檔管理研究。
所以說，能夠正確的理解并且把握新時代的文件歸檔工作，對于建立比較完善的文件歸檔管理工作的管理機(jī)制具有非常重要的作用。
(一)制定文件管理制度
進(jìn)行文件管理工作，通常會有這兩點(diǎn)，即文件管理人員以及辦公室的領(lǐng)導(dǎo)。文件管理人員主要負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的分類整理，使得文件井井有條。而辦公室的領(lǐng)導(dǎo)是能夠從大局上對部門的文件進(jìn)行處理，比如說對于管理的制度等方而。
(二)運(yùn)行文件的管理
文件運(yùn)行是使得文件材料能夠發(fā)揮其作用的重要的途徑。進(jìn)行文件運(yùn)行有很多種形式方法，并且這些形式還是具有一定的階段性的。所以說，對于不同階段的文件材料使用不同的管理，這樣可以使得文件歸檔工作更加的完美，并且對于文件的價值的實現(xiàn)有極其重要的作用。
(三)暫存文件的管理
文件運(yùn)行不是一直進(jìn)行下去的，而是有一定的時限性的，當(dāng)文件實現(xiàn)了自身的作用后，就基本上進(jìn)入了一種暫存的狀態(tài)。暫存階段的文件是已經(jīng)實現(xiàn)自身的作用或者運(yùn)行告一段落的文件，但這并不是說不會再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用頻率。為了使得暫存的文件能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對文件進(jìn)行科學(xué)放置。
(四)銷毀文件的管理
當(dāng)文件材料進(jìn)行辦結(jié)之后，要對其進(jìn)行分類。根據(jù)文件以后的價值，分為有保存價值的和沒有保存價值的這兩種。對于這兩種類型的文件，有保存價值的繼續(xù)保存，但是沒有價值的就不用繼續(xù)保存了，而是應(yīng)該被銷毀。
文件的日常管理辦法
想要使得文件平時的查找還有使用非常方便，就一定要做科學(xué)、規(guī)范的對文件進(jìn)行管理。
(一)跟蹤管理法
為了在工作的時候，能夠方便快捷的找到文件，要做到能夠熟練清楚的知道所有文件的動向。所以說一定要對文件進(jìn)行登記。在進(jìn)行登記的時候，可以使得專門的賬簿，也可以采用實記實銷的辦法。這種方法是對文件在使用的過程所有的落腳點(diǎn)的及時記錄。這樣可以為工作人員帶來很大的便利，能夠更加準(zhǔn)確的找到需要的文件。
文件跟蹤單是使用的卡片的形式，并且把同一類型的文件還有跟蹤單放在一起，當(dāng)文件被銷毀的時候，跟蹤單也同時被銷毀。
(二)定位管理法
把已經(jīng)被查閱的文件在被送回之后要根據(jù)以前已經(jīng)定好的位置放置起來，這就是定位管理。通常采用的辦法有：根據(jù)文件的大小制定合適厚度的盛放文件的盒子，并且在盒子上而進(jìn)行分類標(biāo)記上名稱，對于柜子中文件的使用期進(jìn)行分類，比如說上半年和下半年等，然后再把柜子進(jìn)行分層，之后按照文件盒子上的名稱排次序，把相應(yīng)的文件盒放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩?/p>
(三)卡片管理法
為了能夠更加方便的進(jìn)行查找，對于文件的管理可以使用編制卡片的方法。即文件卡片，通過卡片的方式把文件的內(nèi)容與成分進(jìn)行展示。這也是目前的一種非常常見的文件查找的方法。