《公文處理案例精選》摘選

　　（摘自《公文處理案例精選》第八章行政規(guī)范性文件與依法行文）

　　【案例9-7】復印文件沒蓋章歸檔價值怎體現(xiàn)

　　年初，某醫(yī)院辦公室開始對上一年的歸檔文件進行整理。負責收集整理工作的檔案人員發(fā)現(xiàn)不少科室拿復印件歸檔，且沒有蓋章。經(jīng)過詢問，科室同志說當時收文就是復印件。[15]

　　【問題討論】

　　1.復印件具有歸檔價值嗎？

　　2.機關(guān)單位在什么樣情況下可用復印件發(fā)文？

　　【評析】

　　本案例涉及公文復印件的使用、生效和歸檔問題。

　　按照國家有關(guān)文件歸檔范圍和整理的規(guī)定，結(jié)合對于公文稿本的認識及文件檔案工作的實際要求，有以下幾點需要注意：

　　其一，復印件是否具有歸檔價值不能一概而論。如果一份文件內(nèi)容屬于本單位歸檔范圍,在其沒有另外稿本的情況下復印件也可以歸檔。其實當前由于復印機、計算機、傳真機以及網(wǎng)絡(luò)傳遞大量運用于文件檔案工作，復印件歸檔的情況并不少見。如有歸檔價值的傳真文件一般就要求先復印、再處理，今后當然也就會以復印件歸檔。

　　其二，應按規(guī)定選擇歸檔文件的稿本。按照da/t22—《歸檔文件整理規(guī)則》以及國家檔案局《機關(guān)文件歸檔和不歸檔的范圍》的有關(guān)規(guī)定，如果是本單位發(fā)文,最好用定稿與存本歸檔;如果是收文,最好是用正本即本機關(guān)收到的主送件歸檔;實踐證明，沒有注辦任何原始處理痕跡的復印文件，在歸檔后總難以讓檔案利用者對其原始憑證性完全認同。復印件一般不具有單獨的法律效力，最高人民法院《關(guān)于適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉若干問題的意見》第78條規(guī)定，“證據(jù)材料為復制件，提供人拒不提供原件或原件線索，沒有其他材料可以印證，對方當事人又不予承認的，在訴訟中不得作為認定事實的根據(jù)”。

　　其三，將復印件作為正式發(fā)文和歸檔應該經(jīng)過認證或加注處理標記。如前所述，公文復印件屬于副本，其在發(fā)揮憑證作用時價值不如正本,很多時候也不屬于歸檔范圍。但實際工作中,一些機關(guān)常常直接使用復印件，如將上級機關(guān)主送本機關(guān)的批文復印后下發(fā)給自己的所屬下級單位，作為一般的傳遞信息、溝通情況、備查備案使用；又如經(jīng)過注明翻印機關(guān)認證，將上級機關(guān)的文件直接翻印給所屬下級單位執(zhí)行……這些操作在實際機關(guān)一直行之有效，而且隨著現(xiàn)代辦公技術(shù)和手段的廣泛運用，這些可以簡化程序、提高效率的行文方式出現(xiàn)了越來越被廣泛認同的趨勢。正因為如此，更有必要強調(diào)：如果要將復印件作為正式公文使用，還是應該按照《辦法》規(guī)定由復印機關(guān)加蓋證明章或由承辦部門注明使用說明；如果歸檔時只有復印件,最好由本機關(guān)承辦部門在文件上做出注辦說明,即說明復印件的來歷和處理情況。因為如果各地各單位都毫無顧忌地將復印件直接歸檔，無疑會給日后的檔案利用帶來后患。

　　（摘自《公文處理案例精選》第九章公文整理與歸檔）

　　【案例10-3】倍受肯定好報告工夫下足質(zhì)量高

　　國外企業(yè)倍受肯定的報告通常具備下列五項共通點[16]：