《公文處理案例精選》摘選

　　2.行文未完成法定的生效程序。s縣主管領(lǐng)導(dǎo)只是在原請(qǐng)示件上下了批示意見(jiàn)，如果該批示要生效必須通過(guò)履行法定的生效程序，由縣政府正式批復(fù)s縣工商局。兩位副縣長(zhǎng)在請(qǐng)示上的批示意見(jiàn)屬于機(jī)關(guān)內(nèi)部辦文程序中的領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)，并不具有正式公文的法定效力，更無(wú)憑證性可言。

　　3.本案例中而僅憑一份有兩名副縣長(zhǎng)批示的請(qǐng)示，便將太行市場(chǎng)移交給c村，又對(duì)其做出移交公告的主要證據(jù)不足。

　　（二）對(duì)于s縣工商行政管理局請(qǐng)示的批準(zhǔn)形式

　　s縣人民政府對(duì)于縣工商局的請(qǐng)示可用正式行文、電話答復(fù)、原件批回、當(dāng)面?zhèn)鬟_(dá)等方式給予正式批準(zhǔn)。以上不同批準(zhǔn)方式均需要履行法定程序，留下處理憑據(jù)。

　　1.正式行文批復(fù)，應(yīng)履行“批復(fù)”形成的法定生效程序——領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，批復(fù)正本需要具有正式格式和印章等生效標(biāo)志，主送s縣工商局，抄送s縣人民政府拆遷管理辦公室，才具有法定效力，作為執(zhí)行公務(wù)的憑據(jù)。

　　2.電話答復(fù)，收文機(jī)關(guān)應(yīng)有正式電話記錄，上級(jí)機(jī)關(guān)在原請(qǐng)示的“收文處理單”的辦理結(jié)果欄目中進(jìn)行注辦記錄，包括發(fā)話時(shí)間、人員、對(duì)方接聽(tīng)人員、答復(fù)要點(diǎn)等。

　　3.原件批回，將兩名副縣長(zhǎng)簽字的請(qǐng)示原件留存在s縣人民政府辦公室存檔，將請(qǐng)示原件進(jìn)行復(fù)印并加上復(fù)印機(jī)關(guān)s縣人民政府或政府辦公室的鑒證章，主送s縣工商局，抄送s縣人民政府拆遷管理辦公室，方可作為正式公文執(zhí)行。

　　由于這項(xiàng)公務(wù)事關(guān)重大，需要保留辦事憑據(jù)，故以選擇第一種方式“正式行文批復(fù)”為最佳。

　　（摘自《公文處理案例精選》第二章公文特點(diǎn)與功能）

　　【案例3-16】印發(fā)公文用通知此處行函可商榷

　　關(guān)于印發(fā)《xx年全國(guó)干線公路養(yǎng)護(hù)與管理檢查注意事項(xiàng)》的函

　　交公便字〔〕225號(hào)

　　各省、自治區(qū)、直轄市交通廳（委），天津市市政工程局，上海市政工程局：

　　根據(jù)“xx年全國(guó)干線公路養(yǎng)護(hù)與管理檢查準(zhǔn)備會(huì)”會(huì)議精神，我司起草了《xx年全國(guó)干線公路養(yǎng)護(hù)與管理檢查注意事項(xiàng)》（附后，以下簡(jiǎn)稱《檢查注意事項(xiàng)》）。

　　現(xiàn)將《檢查注意事項(xiàng)》印發(fā)給你們，請(qǐng)?jiān)谌珖?guó)檢查過(guò)程中遵照?qǐng)?zhí)行。

　　附件：

　　1.xx年全國(guó)干線公路養(yǎng)護(hù)與管理檢查注意事項(xiàng)

　　2.全國(guó)公路檢查管理規(guī)范化評(píng)分系統(tǒng)

　　交通部公路司（印）

　　二○○五年九月七日

　　【問(wèn)題討論】

　　1.文種“函”與“函的形式”是否一回事？

　　2.印發(fā)文件應(yīng)該使用什么文種？

　　【評(píng)析】

　　本例文涉及文種“函”與特定公文格式之一信函式（函件格式）混淆的問(wèn)題。

　　（一）本例文是以“函的形式”在行文

　　本例文發(fā)文機(jī)關(guān)交通部公路司是內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，按規(guī)定不能對(duì)外正式行文，只能以函的形式行文。《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)》（國(guó)辦函〔〕1號(hào)）解釋，“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向本部門機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代部門審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門下達(dá)的事項(xiàng)；與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以函的形式行文。”從本例文的發(fā)文字號(hào)“交公便字〔〕225號(hào)”可見(jiàn)，本例文即是一份以內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)資格，用函的形式發(fā)出的業(yè)務(wù)聯(lián)系性行文，屬于系統(tǒng)內(nèi)行文。