公文處理基礎(chǔ)知識
使用通用的電報報頭制發(fā)的所有電報，均須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。在緊急情況下，為了提高辦文效率，可標(biāo)注簽發(fā)人及其姓名，不再加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。
縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，對于不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
18.印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）。
公文的印發(fā)傳達(dá)范圍（附注），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機(jī)關(guān)的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機(jī)關(guān)的公文，對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明；對于沒有主達(dá)機(jī)關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用，并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。
在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項�！罢埵尽惫模诖颂幾⒚髀�(lián)系人姓名和電話號碼。
印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對固定，做到規(guī)范化,以便準(zhǔn)確及時地確定公文的印發(fā)份數(shù)。例如：“此件公開發(fā)表”，根據(jù)實(shí)際情況，工作確實(shí)需要，可印少量有特定版頭的公文存檔備查。
19.主題詞。
黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線，與印制版記的橫線有所區(qū)別。
20.抄送機(jī)關(guān)。
抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。黨的機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號，末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。行政機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。
使用通用報頭的密碼電報的抄送機(jī)關(guān)名稱，用3號仿宋體字標(biāo)注在電報首頁的“抄送”欄內(nèi)。
21.印制版記。