公文處理基礎(chǔ)知識(shí)

　　1.公文格式的含義

　　格式，原指法律文書，是法律的一種�！端鍟�?高祖紀(jì)》講：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革隨時(shí)，律令格式，或不便于事者，宜依前敕修改，務(wù)當(dāng)政要”。隋代以后，法有律、令、格、式之別。格，指官吏處事的原則；式，指則列。格式，通用指有關(guān)官署制度、組織、官員職權(quán)等法則，后來泛指規(guī)格樣式。

　　公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進(jìn)行管理和公務(wù)交往過程中逐步形成的習(xí)慣，并把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規(guī)格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式，也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式。它反映了公文的客觀需要和內(nèi)在規(guī)律，體現(xiàn)公文的權(quán)威和功能。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對(duì)公文的內(nèi)容起表現(xiàn)和保證作用。公文格式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)確定，其所轄范圍的各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體，都要共同遵守。其目的都是為了規(guī)范公文處理工作，提高工作效率。

　　黨政機(jī)關(guān)通用公文的格式大體一致，略有差別。認(rèn)真學(xué)習(xí)公文格式，就是為了正確使用和處理公文格式，提高公文處理工作水平。

　　2.公文格式的組成

　　1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和XX年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文格式作了明確的規(guī)定。1999年12月27日國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，從技術(shù)方面對(duì)通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則，都作了更加明確具體的規(guī)定。這個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，其他機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。

　　公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

　　二、公文文面格式

　　公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，包括版面安排、字體型號(hào)、各要素的標(biāo)識(shí)排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。不同的朝代、不同的機(jī)關(guān)、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報(bào)頭）、份號(hào)、密級(jí)、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級(jí)）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個(gè)要素組成。這22個(gè)要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個(gè)要素）、主體部分（中間9個(gè)要素）、版記（文尾）部分（最后4個(gè)要素）。

　　眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個(gè)頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長(zhǎng)60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號(hào)實(shí)體五角星隔開；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長(zhǎng)159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報(bào)傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報(bào)為紅色）隔開。用a4型公文紙，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報(bào)公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。