公文處理基礎知識

　　主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

　　版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容（行政機關的公文只有前兩項內容）。

　　1.版頭（報頭）。

　　版頭（報頭），又叫發文機關標識。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機關的普發性公文中，還可起到印信的作用。不同的機關，不能共用版頭,但規格樣式是相同的，只是表示的發文機關不同。

　　黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”；一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種組成,例如,“中國共產黨××市委員會(通知)”。版頭字居中排印在公文首頁上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制,每個字的長度在15-22毫米之間，寬度根據字數多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經確定,必須長期固定使用,一般情況下不作變動，更不得隨意變動。

　　行政機關的發文機關標識主要有3種形式：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成；一種由發文機關名稱加“令”字組成；一種由發文機關名稱加武文線組成。

　　發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能使用全社會不認同的簡稱。用a4型公文紙，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm；對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

　　報頭。電報是一種快速傳輸、發布公文的有效形式。電報的報頭由報頭文字和兩條橫隔線組成，密碼電報套紅印制，明傳電報印成黑色。常用的報頭有兩種：一是特定報頭。由發文機關全稱或規范化簡稱加“發電”2字組成。例如，“中共××市委發電”。密碼電報的報頭印成紅色，明傳電報的報頭印成黑色。使用這種特定報頭，在發文機關署名處，可省略蓋章這一環節，有利于提高工作效率，不蓋章與蓋了章的電報均具有同等效力。但是，除黨委和政府及其辦公廳（室）外，其他任何單位都不準用這種專用報頭發布密碼電報。在實際操作中要注意防止張冠李戴，即發文機關與報頭所代表的機關應一致。例如，署名為黨委的電報用“中共“秘書工作”委發電”報頭。二是通用報頭。通用報頭有兩種：一種用“內部傳真電報”6字標明；一種用“密碼電報”4字標明。明傳電報使用“內部傳真電報”報頭。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，使用套紅印制的報頭。這種格式除報頭部分與用特定版頭印制的公文不相同外，從公文標題之下的格式是相同的。

　　使用特定電報報頭的機關，不再使用通用電報報頭，密碼電報只在報頭部分套紅印制。報頭字用長宋體居中排印在電報首頁上部,報頭部分一般占公文頁面的1/3左右，用16開型紙張的，報頭文字的上邊距公文紙的頂邊18-32mm，下邊距第一條橫線22-29mm。每個字的長度為15-22mm，寬度視字數多少確定，但要做到美觀、莊重、大方。