公文處理基礎(chǔ)知識(shí)

　　2.份號(hào)。

　　份號(hào)，即份數(shù)序號(hào)，是同一件公文印制份數(shù)的順序號(hào)。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)從no.000001號(hào)開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。

　　秘密公文印制份號(hào)的目的是：便于對(duì)秘密公文進(jìn)行管理和利用。

　　用電報(bào)傳送的秘密公文，不標(biāo)注份號(hào)。但是，絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào),均應(yīng)按密碼電報(bào)的管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　3-4.密級(jí)與保密期限。

　　密級(jí)，即公文的秘密等級(jí)。公文中的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。秘密可劃分為國(guó)家秘密和商業(yè)秘密，其中，國(guó)家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)，商業(yè)秘密劃為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個(gè)等級(jí)。有秘密事項(xiàng)的公文應(yīng)確定密級(jí)。用特定版頭印發(fā)的公文，密級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在份號(hào)下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級(jí)中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級(jí)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注在公文首頁報(bào)頭部分的“密級(jí)”欄內(nèi)。

　　5.發(fā)往地址。

　　在電報(bào)報(bào)頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄，有的也簡(jiǎn)化為“發(fā)往”二字，用于標(biāo)注電報(bào)發(fā)送的地點(diǎn)與單位。公文有主送機(jī)關(guān)的，可簡(jiǎn)化為“見主送機(jī)關(guān)”。公文沒有主送機(jī)關(guān)的，如決議、決定、指示、意見、公報(bào)、規(guī)定、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)等文種，應(yīng)在“發(fā)往地址”的右側(cè)標(biāo)注發(fā)往地址或發(fā)送單位。發(fā)送單位可用統(tǒng)稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發(fā)性電報(bào)用統(tǒng)稱，限知性電報(bào)用特稱。發(fā)往地址和發(fā)送單位用3號(hào)仿宋體字排印。如果字?jǐn)?shù)太多，也可用4號(hào)或5號(hào)仿宋體字排印。

　　6.緊急程度（等級(jí)）。

　　緊急程度（等級(jí)），是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。用特定版頭印制的公文辦理時(shí)間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時(shí)間的要求叫等級(jí)。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號(hào)黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級(jí)，則標(biāo)注在第1行。

　　用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳；二是使用電報(bào)報(bào)頭電傳公文。電報(bào)的緊急程度叫等級(jí)，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，其辦理公文的時(shí)間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理完畢。

　　確定公文的緊急程度（等級(jí)）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。

　　7.發(fā)文字號(hào)（部委號(hào)）。

　　用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號(hào)，用特定報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“發(fā)電字號(hào)”，用通用報(bào)頭制發(fā)的電報(bào)叫“部委號(hào)”。直接公開發(fā)布的公文沒有發(fā)文字號(hào)；先用特定的版頭印制、后公開發(fā)布的公文，仍用原來的發(fā)文字號(hào)。