公文處理基礎知識

　　公文即公務文書。公文與公文、文件的關系是：包容關系或叫屬分關系。

　　公文的本質。公文是國家統治階級實施領導、管理國家、處理公務的文字工具。

　　2.公文處理涵義。公文處理是一個動態的過程，是指公文收發文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關規定和收發文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

　　公文辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發、傳閱、承辦、催辦、辦復、收集整理、歸檔等12個程序;發文辦理包括公文起草(含修改、協調)、校核、會簽、簽發、復核、登記、印制(排版、校對、裝訂)、分發、收集整理、歸檔等10個程序。

　　公文由秘書部門統一管理。管理的原則：既發揮公文效用，又有利于公文保密。管理的范圍是所有公文，包括不同載體的公文。管理的內容是：收文管理（簽收與撤封管理、清點與分類管理、登記與擬辦管理、送批與批辦管理、分發與傳閱管理、交辦承辦與催辦管理、辦復與收集管理、立卷歸檔管理）、發文管理（起草校核管理、送審與簽批管理、公文定密管理、復核與登記編號管理、校對與印制管理、施印管理、分發傳遞管理、立卷歸檔管理）、公文利用管理（公文閱讀管理、公文查閱管理、公文借閱管理、公文傳達范圍的管理、公文翻印復制管理、公文匯編管理、公文公開發布管理、公文引用管理）、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件（包括各種載體文件）管理、機關合并撤銷時公文管理。

　　公文歸檔，包括公文的收集、裝訂（裱糊與拆除金屬物）、分類（區分保存價值）、排列、編號、編目、裝盒、編寫全宗說明、歸檔，移交進館10個程序。

　　三、公文的特點

　　公文具有以下8個特點：

　　1.鮮明的政治性。公文是階級統治的工具，是管理工作的工具。它的內容反映了統治階級的意志，代表統治階級的利益。因此，它的階級性、政治性非常鮮明。

　　2.法定的權威性。公文是領導機關的實施領導和管理工作的工具，其管轄范圍內的所有單位和個人必須不折不扣地貫徹執行，不允許有任何反對地表示。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領導機關反映，在上級機關未改變決定之前，必須遵照執行。

　　3.特定的作者、讀者和嚴格的程序。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發機關（單位）。公文的讀者，是由領導機關制發文件時規定的，只能按公文制發機關的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴格的程序。公文辦理人員，必須嚴格按規定的程序辦理，不得減少和超越規定的程序；必須恪盡職守，不得越權越位。

　　4.文字表述的準確性和語言的生動性。文字表述的準確性，是指公文的語言表達必須做到準確、規范，無歧義，否則，無法貫徹落實或出現執行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強，便于貫徹和執行。一個規定，只能是一種解釋。公文語言的生動性，是指公文語言的運用在確保其準確、鮮明、樸實、簡潔的基礎上，充分運用我國語言、詞匯豐富的特點，在一篇公文中或在局部的段落內，做到句法、構詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復、累贅。