國家行政機關公文格式釋義

　　8.2.7附注

　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下l行。

　　附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。

　　附注應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。

　　8.3版記

　　8.3.1主題詞

　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

　　主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和發布。如國家行政機關公文主題詞是由xx辦公廳編制的《主題詞表》規定。

　　本標準規定主題詞居左頂格標識，“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同，同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。

　　8.3.2抄送機關

　　公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號5抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

　　本標準規定抄送機關標識于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關居左空l字，這與主題詞頂格標識不同。二是抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊，這與標題之下的主送機關回行

　　時仍頂格不同。三是抄送機關間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關之后私自加入其他的抄送機關，同樣有防止變造公文之意。

　　如果在抄送機關之上、主題詞之下需標識主送機關，前面所講的主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀要”文種時會發生這種情況。本標準特別說明，標識方法與抄送機關的標識方法相同，即也要注意上面提到的三點。

　　8.3.3印發機關和印發日期

　　位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；

　　用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

　　印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳(室，)或文秘部門。有的發文機關沒有專門的辦公廳(室)或文秘部門，也可標識發文機關。

　　標識印發日期是為了準確反映公文的生成時效。一般來說，公文在領導簽發之后，也就是生效時間之后，往往需要經過打字、校對、復核等環節。本標準說明·了印發日期以公文付印的時間為準，是為了界定生效時間與印發時間的區別。通過了解生效時間與印發時間的時間差，既可以使發文機關掌握制發公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，均有利于公文的辦理。