國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式釋義
本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分,是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用,“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分,是為敘述方便,更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn),具有相對(duì)的獨(dú)立性,界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定,掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所合各要素位置的規(guī)定,就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計(jì)方法后文介紹)。
主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng),依公文內(nèi)容的長(zhǎng)短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分,稱(chēng)之為“主體”有其道理。
版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷,版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問(wèn)題;如果公文有附件,版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問(wèn)題。因此版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。
用一個(gè)形象的比喻,眉首可稱(chēng)之為公文的“頭”,主體稱(chēng)之為公文的“身”,版記稱(chēng)之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分,既便于從總體上掌握其聯(lián)系,又便于對(duì)其進(jìn)行“解剖”,掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點(diǎn),也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。
8.1眉首
8.1.1公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào),用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。《辦法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要,也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào),如文件都編有份數(shù)序號(hào)。
編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷(xiāo)毀的時(shí)候,就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。因此,發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí),都要登記份數(shù)序號(hào)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼,對(duì)編幾位未作規(guī)定。
一般來(lái)說(shuō),應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來(lái)決定編幾位,但至少應(yīng)不少于兩位,即“1”編為“01”,如果單編“l(fā)”,會(huì)使人不知其意,以為是誤印上去的。對(duì)份數(shù)序號(hào),有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋,有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能,可以與成文同時(shí)印刷,對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定,公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號(hào)的位置在版心左上角頂格第1行。
8.1.2秘密等級(jí)和保密期限
如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí),用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行,兩字之間空l(shuí)字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限,用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行,秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定,涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國(guó)家秘密,泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;“機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密,泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害;“秘密”是一般的國(guó)家秘密,泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。