國家行政機關公文格式釋義

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。

　　7.3印刷要求

　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bll00％，紅色油墨應達到色譜所標y80％，m80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　7.4裝訂要求

　　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

　　長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印制和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。

　　(1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數，以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。

　　(2)在標準中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印制質量，減少不合格公文的出現。

　　(3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關于印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待是很容易實現的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。

　　(4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。

　　8公文中各要素標識規則

　　本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。