國家行政機關公文格式釋義

　　由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。

　　公文用紙的質量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g/m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g/m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標準的。

　　公文用紙紙張白度是根據與a等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。

　　橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。

　　不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。

　　ph值為7.5—9.5是根據國家檔案局制定的行業標準da/t11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。

　　這項行業標準規定，存檔時間在2XX年以上的一般耐久紙，其用紙的ph值應為7.5—9.5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。

　　5公文用紙幅面及版面尺寸5.1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用gb/t148中規定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見gb/t148。

　　5.2公文頁邊與版心足寸

　　公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm

　　公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

　　版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

　　本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型a4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。

　　作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮：

　　(1)采用國際標準已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢

　　國際標準化組織(iso)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準，即iso262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為a4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以a4型標準作為基本紙型的。